પ્રસ્તાવના (Introduction)
ધંધો એ આર્થિક પ્રવૃત્તિ છે જેનો મુખ્ય હેતુ નફો મેળવવાનો છે. આ માટે ધંધાકીય એકમે જે પ્રવૃત્તિઓ કરવાની હોય તે અંગે ની સંપૂર્ણ માહિતી મેળવીને
પૂર્વ વિચારણા કરવા પડે. જેમ કે, કોણ, કયું કાર્ય, ક્યારે, કેવી રીતે અને કેટલા પ્રમાણમાં કરશે, આવી ભવિષ્યની બાબતોની વર્તમાનમાં પૂર્વવિચારણા કરવી તેેને આયોજન કહેવામાં આવે છે. આયોજન સાર્વત્રિક છે. તે પછી યુદ્ધનું મેદાન, રમત-ગમતનું મેદાન, ધંધાકીય રાજકારણ, ધાર્મિક ક્ષેત્ર કે સામાજિક ક્ષેત્ર હોય આયોજન દરેક જગ્યાએ જરૂરી છે.
ભવિષ્યમાં શું સિદ્ધ કરવાનું છે અને કેવી રીતે ? આ માટે વિવિધ વિકલ્પોની વિચારણા કરી તે વિકલ્પોની યાદીમાંથી શ્રેષ્ઠ વિકલ્પ અપનાવવા અંગેની યોજના તૈયાર કરવામાં આવે તેને આયોજન કહે છે.
• ડો. બીલી ગોએત્ઝ અનુસાર, ‘આયોજન નું કાર્ય એટલે પસંદગી નું કાર્ય.’
• ડો. જ્યોર્જ આર. ટેરી ના જણાવ્યા અનુસાર, ‘કાર્યની યોજના એટલે પરિણામોની પૂર્વવિચારણા, કાર્યને
અનુસરવા ની નીતિ, તબક્કા અને ઉપયોગમાં લેવાતી પદ્ધતિ નક્કી કરવી.’
આયોજન ની લાક્ષણિકતાઓ
(Characteristics) :
(1) સર્વવ્યાપી : આયોજન સર્વવ્યાપિ છે, તે દરેક ક્ષેત્રમાં જોવા મળે છે. પછી તે ધંધાકીય એકમ, રાજકારણ,
શિક્ષણ, ધાર્મિક કે સામાજિક ક્ષેત્ર હોય. આમ આયોજન સર્વવ્યાપિ છે.
(2) સર્વ પ્રથમ કાર્ય : આયોજન સંચાલનનું સર્વપ્રથમ કાર્ય છે. સંચાલનની શરૂઆત જ આયોજનથી થાય
છે. તેના આધારે અન્ય કાર્ય જેવાં કે વ્યવસ્થાતંત્ર, કર્મચારી વ્યવસ્થા, દોરવણી અને અંકુશ જેવાં કાર્યો અમલમાં
મુકાય છે.
(3) સભા અને બૌદ્ધિક પ્રક્રિયા : આયોજન માં નિર્ણયો સભાનતા પૂર્વક તથા ગણતરીપૂર્વક અંદાજોને આધારે
લેવામાં આવે છે, તેથી આયોજનને સભાન અને બૌદ્ધિક પ્રક્રિયા કહે છે.
(4) પરિવર્તનશીલતા : આયોજનમાં જુદા-જુદા પ્રકારની ગણતરી અને ધારણાઓ હોય છે, પરંતુ ધંધાકીય
એકમ ને અસર કરતા બાહ્ય પરિબળો ને કારણે સમય, સંજોગ અને પરિસ્થિતિ મુજબ તેમાં જરૂરી ફેરફાર કરવા પડે છે.
માટે આયોજન પરિવર્તનશીલ હોવું જોઈએ. પરિવર્તનશીલતા એ આયોજનની પૂર્વશરત છે. આયોજન જડ નથી પરંતુ
પરિવર્તનશીલ છે.
(5) ચોકસાઈ : આયોજન ભવિષ્ય માટે હોય છે. તેમાં જે કોઈ બાબતો ધ્યાનમાં લીધેલ હોય તેનો અભ્યાસ
કરવો પડે, તે અંગે આંકડાકીય ગણતરી, મેળવેલ માહિતી વગેરેમાં ચોકસાઇ રાખવી પડે.
(6) પૂર્વાનુમાન અનિવાર્ય : ધંધાકીય એકમ માં આયોજન માટે ભવિષ્યની અનિશ્ચિતતા ને ધ્યાનમાં રાખી
પૂર્વાનુમાન કરવામાં આવે છે, ત્યારબાદ તેના આધારે આયોજન કરવામાં આવે છે. આથી સંચાલનના પહેલા કાર્ય તરીકે
પૂર્વાનુમાન અને આયોજન ને ગણવામાં આવે છે.
(7) વિકલ્પો ની યાદી : આયોજન કોઈપણ ક્ષેત્રે હોય, તેમાં વિવિધ પ્રકારની યોજના અને વિકલ્પો હોય છે.
દાંત. ભવિષ્ય માં વેચાણ વધારવાની યોજના માટે અનેક વિકલ્પો ઉપલબ્ધ હોઈ શકે; જેવા કે જાહેરાત વધારવી, કિંમત
ઘટાડવી, વેચાણ કર્મચારીઓને તાલીમ આપવી કે વેચાણ વૃદ્ધિ માટે ની વિવિધ આકર્ષક દરખાસ્તો મુકવી વગેરેમાંથી શ્રેષ્ઠ
વિકલ્પ પસંદ કરવાનો હોય છે.
(8) ભવિષ્ય સાથે સંબંધ : આયોજનમાં ભવિષ્યની અનિશ્ચિતતા નો અગાઉથી ખ્યાલ મેળવવાનો હોય છે.
ત્યારબાદ તે અંગે પૂર્વ વિચારણા અને ધારણા કરવામાં આવે છે. ટૂંકમાં, ભાવિનું વર્તમાનમાં મૂલ્યાંકન કરવું અને તે અંગે
જરૂરી વ્યવસ્થા કરવી. આમ, આયોજન ને ભવિષ્ય સાથે સંબંધ છે.
(9) સતત પ્રક્રિયા : આયોજન સતત અને નિરંતર ચાલતી પ્રક્રિયા છે. ધંધાકીય એકમની શરૂઆતથી અંત સુધી
આયોજન કરતા જ રહેવું પડે છે. બદલાતા જતા સમય અને સંજોગો પ્રમાણે તેમાં ફેરફાર કરવા પડે છે.
(10) ધ્યેય લક્ષી પ્રવૃતિ : આયોજન ભવિષ્યમાં નક્કી કરેલા ધ્યેય પાર પાડવા માટે કરવામાં આવે છે. જેમાં
સંચાલકો ધ્યેય ને અનુરૂપ લક્ષ્યાંકો નક્કી કરે છે. લક્ષ્યાંકો પાર પાડી શકાય તેવા વાસ્તવિક હોય તો જ ધ્યેયસિદ્ધિ સરળ
બને. આમ આયોજન એ ધ્યેયલક્ષી પ્રવૃત્તિ છે.
(11) નિર્ણય પ્રક્રિયા જરૂરી : આયોજન એટલે શ્રેષ્ઠ વિકલ્પો ની પસંદગી, જેમાં વિવિધ પ્રકારના વિકલ્પોની
પૂર્વ વિચારણા અને ધારણાઓ કરવામાં આવે છે. ત્યારબાદ તેમાંથી શ્રેષ્ઠ વિકલ્પ પસંદ કરી યોગ્ય નિર્ણય લેવામાં આવે
છે, એટલે કે આયોજનમાં નિર્ણય પ્રક્રિયા જરૂરી છે.
આયોજન ના લક્ષણો:
સર્વવ્યાપી સર્વ કાર્ય સભાન રહીને કરીએ તો પરિવર્તન ચોક્કસ આવે પૂર્વા વિકલ્પો ભવિષ્ય સાથે સતત ધ્યેય નિર્ણય જરૂરી છે
આયોજનના લક્ષણો.
સર્વ(૨) વ્યાપી કાર્ય સભાન પરિચોક પૂર્વા વિક ભવિ સતત ધ્યેય નિર્ણય આયો ના લક્ષણો.
આયોજન મહત્ત્વપૂર્ણ છે અને ભવિષ્ય અંગેની રૂપરેખા છે. કોઈ પણ ક્ષેત્ર હોય આયોજન જરૂરી છે.
આથી સરકાર, ખાનગી ક્ષેત્ર કે અન્ય કોઈ પણ ક્ષેત્ર હોય તે પોતાની પ્રવૃત્તિઓ માટે આયોજન કરે છે.
ભારતમાં આયોજનનું મહત્ત્વ સ્વીકારી સરકારે નીતિ આયોગની રચના કરેલ છે, જેમાં વિવિધ ક્ષેત્રના નિષ્ણાતોનો સમાવેશ કરવામાં
આવ્યો છે.
આયોજનનું મહત્વ નીચે પ્રમાણે જણાવી શકાય 🙁section-D)
(1) આયોજનથી ધંધાકીય એકમની બધી જ પ્રવૃત્તિઓ વ્યવસ્થિત થાય છે.
(2) સાધનો નો બગાડ અટકાવી શકાય છે.
(3) આયોજન થી અનિશ્ચિતતા ઘટે છે.
(4) આયોજન થી ચોકસાઈ વધે છે.
(5) ધ્યેય સિદ્ધિ માટે ઉપયોગી છે.
(6) સંચાલકીય કાર્યોમાં સરળતા રહે છે.
(7) કર્મચારીઓનો સહકાર પ્રાપ્ત થાય છે.
(8) અસરકારક અંકુશ રાખી શકાય છે.
(9) વિવિધ પ્રવૃત્તિઓ સાથે સંકલન સાઘી શકાય છે.
આયોજનનું મહત્વ:
બધી પ્રવૃતિમાં બગાડ અટકે અની ઘટે ચોક વધે ધ્યેય માં ઉપયોગી સંચા કાર્યોમાં સરળતા કર્મ સહકાર મળે અસર અંકુશથી પ્રવૃત્તિનું સંકલન આયો નું મહત્વ છે.
સૂત્ર: બધી બગાડ અની ચોક ધ્યેય સંચા કર્મ અસર પ્રવૃત્તિ આયો નું મહત્વ
આયોજન ની મર્યાદાઓ
(limitations) : પ્રસ્તાવના: આયોજન સર્વવ્યાપિ છે. કોઈ પણ ક્ષેત્રમાં આયોજન વગર ચાલી શકે નહિ.
આયોજન એ પથદર્શક છે તે સંપૂર્ણ નથી કે અપૂર્ણ પણ નથી. તેની સામે ટીકાકારો અને નિષ્ણાતો દ્વારા નીચે પ્રમાણે
ટીકા કરવામાં આવે છે.
(1) ભાવિ અનિશ્ચિતતા : આયોજન ના પાયામાં ધારણાઓ અને પૂર્વાનુમાન હોય છે. જે ભવિષ્ય સાથે સંબંધ
ધરાવે છે પરંતુ ભાવિ અનિશ્ચિત છે. જેના કારણે આવા પૂર્વાનુમાન પૂરેપૂરાં સાચાં પડતાં નથી. આમ, આયોજન ભવિષ્ય સાથે સંબંધીત હોવાથી તેમાં અનિશ્ચિતતા રહેલી છે.
(2) ખર્ચાળ પ્રક્રિયા : આયોજન કરવા માટે નિષ્ણાતોની સલાહ લેવામાં આવે છે. તેઓની ફી ઊંચી હોય છે.
ઉપરાંત તે તૈયાર કરવામાં સમય, શક્તિ અને નાણાંનો વ્યય થાય છે. આમ, આયોજન એ ખર્ચાળ પ્રક્રિયા છે.
(3) લાંબી પ્રક્રિયા : આયોજન કરવા માટે જરૂરી માહિતી એકત્રિત કરી, તેનું વર્ગીકરણ, વિશ્લેષણ અને
અર્થઘટન કરીને વિવિધ વિકલ્પો વિચારવામાં આવે છે, જે લાંબી અને સમય માંગી લેતી પ્રક્રિયા છે.
(4) આયોજન અપ્રસ્તુત : આયોજન માં અનિશ્ચિતતા રહેલી છે. સમય, સંજોગો કે એકમને અસર કરતાં
પરિબળો ને કારણે અગાઉ થી તૈયાર કરેલ આયોજન ઘણીવાર અપ્રસ્તુત બની જાય છે, જેના કારણે આયોજન નિષ્ફળ જાય છે.
(5) જડતા પ્રેરે : આયોજન એ એક કાર્યક્રમ છે. તેને ભવિષ્ય સાથે સંબંધ છે. આયોજનના અમલ દરમિયાન
ઉભી થતી વિપરીત પરિસ્થિતિમાં અધિકારીઓ કે કર્મચારીઓ પરિવર્તન કરી શકતા નથી. તેમાં ફેરફાર કરવાનું જોખમ લેતા નથી અને આયોજનને વળગી રહે છે. તેથી એમ કહેવાય કે આયોજન જડતા પ્રેરે છે.
(6) બાહ્ય પરિબળો ની અનિશ્ચિતતા : ધંધાકીય એકમને અસર કરતા બાહ્ય પરિબળો માં ફેરફાર થતા રહે છે. તે
આયોજનની સફળતાને અવરોધે છે.
(7) અપૂરતી માહિતી : આયોજન કરવા માટે જરૂરી માહિતી એકત્રિત કરવામાં આવે છે. તે માહિતી અધૂરી
કે અસ્પષ્ટ હોય તો તેના આધારે તૈયાર કરેલ આયોજન અને તેના અમલીકરણથી ઇચ્છીત પરિણામો મેળવી શકતા
નથી.
(8) કર્મચારીઓની કાર્ય સર્જનાત્મકતા માં અવરોધ : આયોજનનો અમલ ધંધાકીય એકમની કર્મચારીઓએ કરવાનો
હોય છે. આ કર્મચારીઓમાં વિવિધ સર્જનાત્મક શક્તિ હોવા છતાં તે આયોજનના અમલ દરમિયાન તેમાં ઇચ્છીત
ફેરફાર કરી શકતા નથી, તેથી કર્મચારીઓની સર્જનાત્મકતા અવરોધાય છે.
(9) પદ્ધતિઓનો ખામીયુક્ત ઉપયોગ : આયોજનમાં અનુમાનો અને પૂર્વધારણાઓ માટે ગાણિતિક પદ્ધતિઓ
અને આંકડાકીય માહિતીનો ઉપયોગ થાય છે. આ પદ્ધતિઓનો ઉપયોગ કે માહિતી ખામીયુક્ત હોય તો નિર્ણયો ખોટા
લેવાય છે જેને લીધે આયોજન નિષ્ફળ બને છે.
આ ઉપરાંત આયોજન ને ઘણાં બધાં પરિબળો અસર કરે છે જેવા કે, ટેકનોલોજીમાં થતા ફેરફાર, આયોજનકારના
પૂર્વગ્રહો, હકીકત ની અવગણના, નેતાગીરી ના પ્રશ્નો વગેરે છતાં આયોજન વિચલન ને કાબૂમાં રાખતાં શીખવે છે અને આયોજન નો કોઈ વિકલ્પ નથી તે પણ એક સત્ય છે.
આયોજન ની મર્યાદાઓ:
ભાવિની ખર્ચાળ અને લાંબી પ્રક્રિયા અપ્રસ્તુત છે. જડતા બાહ્ય પરિબળોની અને અપૂરતી કર્મચારીની પદ્ધતિઓ આયો ની મર્યાદા છે.
સૂત્ર: ભાવિ ખર્ચા લાંબી આયો બાહ્ય જડતા અપૂરતી કર્મ પદ્ધતિ આયો ની મર્યા.
આયોજનની પ્રક્રિયા (Process of Planning)
પ્રસ્તાવના:
આયોજન એક બૌદ્ધિક પ્રક્રિયા છે. ભવિષ્ય માટેની પ્રવૃત્તિઓ નો નકશો છે, જેમાં સંચાલન રંગ પૂરે છે. ભવિષ્ય
અનિશ્ચિત હોવાથી નક્કી કરેલ આયોજનને તબક્કાવાર પાર પાડવા માટેની પ્રક્રિયા ને નીચે મુજબ અમલમાં મૂકવામાં આવે છે.
(1) હેતુ નિર્ધારણ : આયોજનનો પ્રથમ તબક્કો હેતુ નિર્ધારણ છે. માટે જ કહેવામાં આવે છે કે હેતુઓની
પસંદગી યોગ્ય રીતે થઈ હોય તો જ આયોજન સંચાલકોને ઉપયોગી નીવડી શકે, હેતુઓ વ્યવહારિક હોવા જોઈએ એટલે કે તે વાસ્તવિક અને બુદ્ધિગમ્ય હોવા જોઈએ.
(2) આયોજનના આધાર સ્પષ્ટ કરવા : હેતુ ની સ્પષ્ટતા કર્યા પછી આયોજન ને પાર પાડવા માટે તેના
આધારોની સ્પષ્ટતા જરૂરી છે. આ આધારો એટલે અનુમાનો અથવા પૂર્વધારણાઓ. એકમને અસર કરતાં આંતરિક અને બાહ્ય પરિબળો ને ધ્યાનમાં રાખી પૂર્વધારણાઓ કરવામાં આવે છે. આ આધારો જો સ્પષ્ટ અને ચોક્કસ ન હોય તો આયોજન સફળ થતું નથી.
(3) માહિતી એકત્રિત કરી તેનું વિશ્લેષણ કરવું: આયોજનના આધારો સ્પષ્ટ કર્યા બાદ આયોજન માટે જરૂરી
માહિતી પ્રત્યક્ષ કે પરોક્ષ રીતે એકત્રિત કરવામાં આવે છે. તેનું વર્ગીકરણ કર્યા બાદ વિશ્લેષણ અને અર્થઘટન કરવામાં આવે છે, તેના આધારે પૂર્વાનુમાન કરવામાં આવે તો ભવિષ્યમાં આયોજન નાં સચોટ પરિણામ મળે.
(4) વૈકલ્પિક યોજના તૈયાર કરવી : જરૂરી માહિતી એકત્રિત કરી તેનું વિશ્લેષણ અને અર્થઘટન કર્યા બાદ
વૈકલ્પિક યોજના નું ઘડતર થાય છે. એ કામમાં ધ્યેય સિદ્ધિ માટે અનેક વિકલ્પો હોય છે. આ તમામ વિકલ્પોની યાદી
આ તબક્કે તૈયાર કરવામાં આવે છે. દા. ત. કોઈ વસ્તુનું ઉત્પાદન કરી વેચાણ કરવું કે તૈયાર વસ્તુ ખરીદીને
વેચાણ કરવું.
(5) વિકલ્પો ની વિચારણા કરવી: વૈકલ્પિક યોજના ની યાદી તૈયાર થઈ ગયા બાદ બધા જ વિકલ્પો ઉપર
વિચારણા કરવામાં આવે છે. જેમાં એકમને અસર કરતા પરિબળો અને વિકલ્પોના સંબંધ અંગે વિચારણા કરવામાં
આવે છે. આ એક બૌદ્ધિક પ્રક્રિયા છે. વિચારણા કરતી વખતે ગાણિતીક તથા આંકડાશાસ્ત્રીય પદ્ધત્તિનો ઉપયોગ કરવો પડે છે. આ માટે ધંધાકીય એકમ કાર્યાત્મક સંશોધન (O.R. – Operation Research) દ્વારા એક આદર્શ
યોજના તૈયાર કરે છે.
(6) ચોક્કસ યોજના સ્વીકારવી : આ તબક્કે વિવિધ વિકલ્પો અંગે વિચારણા અભ્યાસ અને ચકાસણી કરી કોઈ
એક શ્રેષ્ઠ યોજના સ્વીકારવામાં આવે છે.
(7) ગૌણ યોજના નું ઘડતર અને ચકાસણી : મૂળ યોજનાને અનુરુપ અથવા મૂળ યોજનાને સહાયરૂપ થાય તે
અંગેનો પ્રકલ્પો અથવા વિકલ્પો વિચારવા માં આવે છે. તેને ગૌણ યોજના તરીકે ઓળખવામાં આવે છે. દા. ત. કાર
બનાવતી કંપની ટાયર બનાવવા કે બહારથી ખરીદવા તે અંગેનો જે નિર્ણય કરે તેને ગૌણે યોજના કહી શકાય. આ ગૌણ યોજના તૈયાર કર્યા બાદ તેની સફળતા અંગેની ચકાસણી કરવામાં આવે છે. જેથી ભવિષ્યમાં મૂળ યોજનાને કોઈ અવરોધ નડે નહી.
(8) યોજના નું મૂલ્યાંકન : ગૌણ યોજના નું ઘડતર અને ચકાસણી કર્યા બાદ સમગ્ર યોજનાનું મૂલ્યાંકન કરવામાં
આવે છે. એકમમાં જ્યારે જ્યારે જરૂર જણાય ત્યારે ત્યાં યોજના મૂલ્યાંકન માટે નિષ્ણાતો અને સલાહકારોની મદદ
લેવામાં આવે છે, જેથી સાચો અભિપ્રાય મળે અને યોગ્ય નિર્ણય લઈ શકાય. આયોજન એ સતત ચાલતી પ્રક્રિયા છે.
જ્યારે આપણે તબક્કાવાર આગળ વધીએ ત્યારે જુઓ અને આગળ વધો (Look and Leap)નો સિદ્ધાંત અપનાવવો
પડે. દરેક તબક્કે મૂલ્યાંકન જરૂરી છે.
આયોજન ની પ્રક્રિયા
હેતુ નિર્ધારી આધાર સ્પષ્ટ કરવા માહિતી એકત્રિત કરી વૈકલ્પિક યોજના તૈયાર કરવી અને વિચારણા કરવી તેમજ સ્વીકારવી ગૌણ યોજના નું ઘડતર ચકાસણી અને મૂલ્યાંકન આયોની પ્રક્રિયા છે.
સૂત્ર: હેતુ આયોના આધાર માહિ વૈકલ્પિક યોજના વિચારણા ચોક્કસ યોજના ગૌણ યોજના ઘડતર મૂલ્યાંકન આયો ની પ્રક્રિયા વિધિ.
યોજનાના પ્રકાર (Types of Planning)
(1) કાયમી યોજના : કાયમી યોજના વારંવાર ઉપયોગમાં લઈ શકાય છે જે કાર્યો અંગે રોજ-બરોજ નિર્ણયો
લેવાના હોય તેવા કાર્યો માટે આ યોજના તૈયાર કરવામાં આવે છે.
જ્યાં વ્યવસ્થાકીય પ્રવૃત્તિઓનું પુનરાવર્તન થતું હોય ત્યાં તે પ્રવૃત્તિઓ ઝડપથી થાય તે ઉદેશથી પ્રમાણિત નીતિ નક્કી કરવામાં આવે છે જેને કાયમી યોજના કહી શકાય.
દા. ત., ગ્રાહકોને તેના ઓર્ડર પ્રમાણે માલ મોકલવા અંગેની વિધિ કે શાખ-નીતિ નુ અગાઉથી કાયમી ધોરણે ઘડતર કરવામાં આવ્યું હોય તો તેનો અમલ કર્મચારીઓ ઝડપથી કરી શકે છે. વારંવાર તે ના ઉપરી અધિકારી ને પૂછવા જવું પડતું નથી.
(2) વ્યુહાત્મક યોજના : ધંધાકીય એકમો તેમની ફિલસૂફી અનુસાર ધ્યેયો નક્કી કરે છે. આ માટે એકમ
પોતાના જીવનકાળ દરમિયાન કઈ ફિલસુફી થી કામ કરશે તે નક્કી કરવામાં આવે છે. તેને એકમનું જીવન-ધ્યેય
કહેવામાં આવે છે. એકમના ધ્યેયને સિદ્ધ કરવા વિવિધ લાંબા ગાળાની અને ટૂંકા ગાળાની વ્યુહરચનાઓ ઘડવામાં આવે છે. વ્યૂહાત્મક યોજના ની અસર લાંબા ગાળે જોવા મળે છે.
(3) સુનિયોજિત યોજના : ધંધાકીય એકમના નક્કી કરેલા ધ્યેય ને સિધ્ધ કરવા માટે મધ્ય સપાટીએ ટૂંકાગાળાની
જે યોજનાઓ નું ઘડતર કરવામાં આવે છે તેને સુનિયોજિત યોજનાઓ કહે છે. આ યોજના એક વર્ષ કે તેથી ઓછા
સમયગાળા માટે ઘડવામાં આવે છે. આ યોજના ઘડવા માટે વિશિષ્ટ જ્ઞાન અને કૌશલ્ય જરૂરી છે.
(4) કાર્યકારી યોજનાઓ : ધંધાકીય એકમ ના વિભાગો, કાર્ય જૂથો અને વ્યક્તિઓ પાસેથી કાર્યસંબંધી અપેક્ષિત
પરિણામ મેળવવા માટે ઘડવામાં આવતી યોજનાઓ કાર્યકારી યોજનાઓ કહે છે. આવી યોજનાઓ મોટે ભાગે એકાદ
વર્ષ માટે ટૂંકા ગાળા માટેની હોય છે. દા. ત., નક્કી કરેલ વાર્ષિક ઉત્પાદનના ધ્યેયને પહોંચી વળવા માસિક કે ત્રિમાસિક ઉત્પાદનની યોજના ઘડવામાં આવે. કાર્યકારી યોજના સુનિયોજિત યોજના જેવી જ હોય છે.
(5) એક ઉપયોગી યોજના : વિશિષ્ટ હેતુઓની સિદ્ધિ માટે એક ઉપયોગી યોજના તૈયાર થાય છે. ખાસ
પ્રવૃત્તિઓ માટે જ આ યોજના તૈયાર કરવામાં આવે છે. એટલે કે જે કાર્ય-પ્રવૃત્તિઓનું પુનરાવર્તન થતું નથી તેવી
પ્રવૃત્તિઓ માટે એક ઉપયોગી યોજના તૈયાર થાય છે. દા. ત., વહાણ બાંધકામ, મકાન બાંધકામ, પેકેજિંગ, પ્રિન્ટિંગ
વગેરેમાં આ યોજના મહત્ત્વની છે.
(6) આકસ્મિક યોજના : ધંધાકીય એકમે બદલાતી જતી પરિસ્થિતિ સાથે તાલ મિલાવવો ખૂબ જ આવશ્યક છે.
કેટલાક ચોક્કસ પરિબળો જેવાં કે રાજકીય, આર્થિક, સામાજિક કે કુદરતી પરિબળોના કારણે ધંધાકીય પર્યાવરણમાં પણ ફેરફાર થાય છે. તેના કારણે અગાઉની યોજના માં ફેરફાર કરવો પડે કે નવી યોજના ઘડવામાં આવે તેને આકસ્મિક યોજના કહે છે.
આયોજન ના ઘટકો (Elements/Components of Planning) (વિભાગ C માટે મુદા ખાસ પાકા કરવા)
પ્રસ્તાવના: આયોજન એક બૌદ્ધિક પ્રક્રિયા છે. તે તૈયાર કરતી વખતે ઘણી બધી નાની-નાની યોજનાઓ, કાર્યક્રમો નક્કી કરી આયોજન કરવામાં આવે છે. તેને આયોજન ના ઘટકો કહેવામાં આવે છે. દા. ત., ધંધાકીય એકમનું અંદાજપત્ર બનાવવું હોય તો સૌ પ્રથમ દરેક વિભાગ ના અંદાજપત્ર બનાવવા પડે, ત્યારબાદ તેના પર ચર્ચા-વિચારણા કરી એકમનું મુખ્ય અંદાજપત્ર બનાવી શકાય.
(1) હેતુઓ : ધ્યેય નક્કી કરવું અને તેને પાર પાડવું તે ધંધાકીય એકમનો મુખ્ય હેતુ છે. તે નક્કી કરતી વખતે
એકમ ને અસર કરતા દરેક પરિબળો ને ધ્યાનમાં લેવા પડે, ધ્યેય સિદ્ધ કરી શકાય તેવા વાસ્તવિક હોવા જોઈએ. તે વધારે પડતા મહત્ત્વાકાંક્ષી ન હોવા જોઈએ.
(2) વ્યૂહરચના : આયોજન માં નક્કી કરેલ ઉદેશો ને પાર પાડવા ઉપયોગમાં લેવામાં આવતી યુક્તિ એટલે
વ્યુહરચના.તેના થી એકમ બજારમાં હરીફો સામે કે અસર કરતાં અન્ય પરિબળો સામે ટકી શકે છે. વ્યુહરચનાનો
ઉપયોગ લશ્કર અને રમત-ગમત જેવા ક્ષેત્રમાં મોટા પ્રમાણમાં કરવામાં આવે છે. વ્યૂહરચના હરીફોથી ગુપ્ત રહે તે પણ જરૂરી છે. યોગ્ય વ્યુહરચના ને કારણે એકમને મહત્તમ સફળતાની ખાતરી મળે છે.
(3) નીતિ : આયોજન માં નક્કી કરેલા ધ્યેય ને પાર પાડવા સંચાલક જે નિર્ણયો અને વ્યુહરચના નક્કી કરે તેને
નીતિ કહે છે. નીતિ એકમની એક છાપ ઊભી કરે છે. એકમની કુશળતા અને કાર્ય પદ્ધત્તિનો પરિચય આપે છે. ધ્યેયની માફક નીતિ પણ વ્યવહારુ અને વાસ્તવિક હોવી જોઈએ. દા. ત., શાખ પર માલનું વેચાણ કરવાની નીતિ.
(4) પદ્ધતિ /વિધિ : પદ્ધતિ એ એકમ નો કાર્યક્રમ પાર પાડવાની વ્યવસ્થા દર્શાવે છે. બૂહરચના એકમોને હરીફો
સામે ટકી રહેવાની વ્યવસ્થા દર્શાવે છે. નીતિ એ ઉદેશો ને કઈ રીતે પાર પાડી શકાય તેની માહિતી પુરી પાડે છે: જયારે વિધિ નક્કી કરેલ ઉદેશો ને કઈ રીતે પાર પાડવા તેનો માર્ગ બતાવે છે. દા. ત. એકમ ત્રિમાસિક વેચાણના આંકડા મેળવી વાર્ષિક વેચાણ ના ધ્યેય ને પાર પાડવા પ્રયત્ન કરે છે. આમ કરવાથી સફળતાની શક્યતા વધી જાય છે. ટૂંકમાં, વિધિ એટલે અમુક પ્રવૃત્તિ કેવી રીતે કરવી તે માટેની રીત.
(5) નિયમો : આયોજનમાં નક્કી કરેલ કાર્યક્રમ ને પાર પાડવા નિયમો જરૂરી છે. નિયમો વિધિ નિશ્ચિત કરે છે,
સ્પષ્ટ સમજ આપે છે. તેનાથી કર્મચારીઓમાં શિસ્ત ની સ્થાપના થાય છે તથા ધ્યેય સિદ્ધિ અને નિરીક્ષણનું કાર્ય સરળ બને છે. દા. ત., કામના કલાકો દરમિયાન કામદારોએ મોબાઈલનો ઉપયોગ કરવો નહિ, એકમમાં ધૂમ્રપાન કરવું નહિ વગેરે.
(6) અંદાજપત્ર : એકમના નક્કી કરેલ ધ્યેય ને પૂર્ણ કરવા માટે અંકુશ ના માધ્યમ તરીકે અંદાજપત્રનો ઉપયોગ
થાય છે. વિવિધ પ્રકારનાં અંદાજપત્ર જેવા કે મૂડીખર્ચ અંદાજપત્ર, ઉત્પાદન અંદાજપત્ર, ઉત્પાદન-ખર્ચ અંદાજપત્ર,
વેચાણ અંદાજપત્ર અને રોકડ અંદાજપત્ર વગેરે તૈયાર કરવામાં આવે છે. અંદાજપત્ર એકમની પ્રક્રિયા પર અંકુશ રાખે છે અને સંચાલન ને કાર્યક્ષમ બનાવે છે.
(7) કાર્યક્રમ : ધંધાકીય એકમ માં કરવાના થતા કાર્યો ને જે ક્રમ આપવામાં આવે છે તેને કાર્યક્રમ કહેવામાં આવે
છે. જો કાર્યક્રમ મુજબ કામકાજ થાય તો ધ્યેય સિદ્ધિ ના પ્રશ્નો ઊભા થતા નથી. સંચાલનનું કામ કાર્યક્રમ મુજબ કામકાજ
થાય છે કે નહિ તે જોવાનું છે તથા તેને નક્કી કરેલ ધોરણો સાથે સરખાવી જો તેમાં વિચલનો જણાય તો સુધારાલક્ષી
પગલાં જરૂરી બને છે.
આયોજનનાં ઘટકો:
હેતુ નક્કી કરી વ્યૂહરચના નો ઉપયોગ કરી નીતિ બનાવો પદ્ધતિથી પાર પાડી નિયમોથી પૂર્ણ કરો અંદાજપત્ર અને કાર્યક્રમના આયો ઘટકો.