પ્રસ્તાવના (Introduction):
ધંધાકીય એકમ નિશ્ચિત ધ્યેયની સિદ્ધિ અર્થે સ્થાપવામાં આવી છે. આ ધ્યેય લાંબાગાળાના કે ટૂંકા ગાળાના હોઈ શકે છે.
ધ્યેયની સિદ્ધિ માટે વિવિધ પ્રવૃત્તિઓનું આયોજન કરવામાં આવે છે.આયોજન ને અમલમાં મૂકવા માટે વ્યવસ્થાતંત્રની રચના કરવામાં આવે છે.
આયોજન અનુસાર કાર્ય થાય તે જોવાની કામગીરી અંકુશની છે.
અંકુશ:
સંચાલનની પ્રક્રિયામાં ક્રમની દૃષ્ટિએ આયોજન એ પ્રથમ કાર્ય છે અને અંકુશ એ છેવટનું કાર્ય છે.
ટૂંકમાં આયોજન એ સંચાલન પ્રક્રિયાનું પ્રથમ સોપાન છે અને અંકુશ છેલ્લું સોપાન છે. આયોજન મુજબ કાર્ય નક્કી થાય, વ્યવસ્થાતંત્રમાં તે મુજબ સત્તા અને જવાબદારીની સોંપણી થાય.
આમ, કામગીરીની શરૂઆત થાય ત્યારથી જ અંકુશ ન કાર્ય પણ શરૂ થાય છે.
અર્થ : સામાન્ય અર્થમાં,
- અંકુશ એટલે એકમમાં કયા કાર્યો થઈ રહ્યા છે તે નક્કી કરવું, થઈ રહેલાં કાર્યોનું મૂલ્યાંકન કરવું અને જો જરૂર લાગે તો સુધારાલક્ષી પગલાં લેવા કે જેથી યોજના મુજબ કાર્ય થાય.
- આયોજન ધ્યેય નક્કી કરે છે, અને અંકુશ તેને અસરકારક બનાવે છે.
- હેનરી ફેયોલના જણાવ્યા મુજબ, “ધંધાકીય એકમમાં બધું નક્કી કરેલી યોજના મુજબ, આપેલી સૂચના મુજબ અને સ્થાપિત સિદ્ધાંતો મુજબ ચાલે છે કે નહીં તેની ચકાસણી કરવાનો અંકુશમાં સમાવેશ થાય છે. તેનો હેતુ નબળાઈઓ અને ભુલો શોધી કાઢવાનો છે. જેથી તે સુધારી શકાય અને ફરી થતી અટકાવી શકાય.
- પીટર એફ. ડ્રકરના જણાવ્યા મુજબ,‘ અંકુશ એટલે પ્રયત્ન અને પરિણામ, સાધન અને ઉદ્દેશ વચ્ચે સમતુલા સાધવાનું કાર્ય’.
અંકુશની લાક્ષણિકતાઓ :
(1) આયોજન સાથે સંબંધ :
આયોજન અને અંકુશ બન્ને એક સિક્કાની બે બાજુ સમાન છે. આયોજન યોજના ઘડવાનું કાર્ય છે અને અંકુશ યોજના મુજબ જ કાર્ય થાય છે કે નહેિ તે જોવાનું કાર્ય કરે છે. જેથી આયોજન અને અંકુશ જોડિયા બાળકો સમાન છે.
(2) દરેક સપાટીએ થતું કાર્ય :
અંકુશનું કાર્ય સંચાલનની દરેક સપાટીએ થાય છે. તે કોઈ એક વિભાગ કે ખાતાં પુરતું મર્યાદિત નથી. અંકુશ ના પ્રમાણમાં વધારો-ઘટાડો એ સંચાલનની સપાટી પર આધાર રાખે છે.
(3) સતત પ્રક્રિયા :
એકમની પ્રવૃત્તિનો ઉપર એકવાર અંકુશ રાખ્યા પછી કાયમ માટે બધું આયોજન પ્રમાણે થશે તેવું માનવું ભૂલ ભરેલું છે.
વાસ્તવમાં દરેક કર્મચારીઓ પ્રવૃત્તિઓ ઉપર સતત દેખરેખ રાખીને તેના વિચલનો દૂર કરવા પ્રયત્નશીલ રહેવું પડે છે.
ગુણવત્તા જાળવણી અંકુશ અને ખર્ચ ઉપર અંકુશ જેવી મહત્વની સતત પ્રવૃત્તિઓ છે.
(4) સંચાલનનું છેવટનું કાર્ય :
સંચાલનમાં આયોજન દ્વારા એકમના ઉદેશો નક્કી થાય, વ્યવસ્થાતંત્ર દ્વારા તેનો અમલ થાય, કર્મચારી વ્યવસ્થા ગોઠવી તેમને દોરવણી આપવામાં આવે ત્યાર પછી અંકુશની કાર્યવાહી શરૂ થાય છે.
એટલે સંચાલનનાં બધાં જ કાર્યો અંકુશ પહેલાં કરવામાં આવે તે જરૂરી છે. અંકુશનું કાર્ય નિયમનનું છે.
જે એકમની પ્રવૃત્તિઓ કાર્યરત થયા પછી જ શરૂ થાય છે એટલે અંકુશ એ સંચાલનનું છેવટનું કાર્ય છે.
(5) ભવિષ્ય સાથે સંબંધ :
અંકુશ ભવિષ્ય સાથે સંબંધ ધરાવે છે. સંચાલક ભૂતકાળ ઉપર કાબુ રાખી શકે નહી. તે ભૂતકાળના બનાવોનું અવલોકન કરી તેનું મૂલ્યાંકન કરે છે જેથી તેનો લાભ ભવિષ્યમાં મળી શકે.
(6) ૨ચનાત્મક પ્રવૃત્તિ:(અંકુશ એ નકારાત્મક કાર્ય નથી)
અંકુશનો સામાન્ય અર્થ કર્મચારીઓની કાર્ય સ્વતંત્રતા ઉપર તરાપ મારવામાં આવે તેવો કરવામાં આવે છે. હકીકતમાં આ માન્યતા ખોટી છે.
ખરેખર કર્મચારીઓ તેમનાં કાર્યો આયોજન મુજબ કરે, તે જોવા અને તે મુજબ માર્ગદર્શન આપવાનું કાર્ય અંકુશનું છે.
એટલે અંકુશ એ નિષેધાત્મક નથી પરંતું વિધેયાત્મક પ્રવૃત્તિ છે. અંકુશ એ થતી ભૂલોને સુધારી આપે છે અને ફરી ભૂલ ન થાય તેવાં પગલા લે છે. આમ અંકુશ એ રચનાત્મક પ્રવૃત્તિ છે.
(7)આંતરિક પ્રક્રિયા:
અંકુશ એ આંતરિક પ્રક્રિયા છે.એકમની વિવિધ પ્રક્રિયાઓ જેવી કે ઉત્પાદન, વેચાણ ,ખરીદી, નાણાકીય બાબતો, નાણાં, હિસાબ તથા કર્મચારીઓની કાર્ય પદ્ધતિ સાથે અંકુશની પદ્ધતિ વણી લેવામાં આવે છે.
જેના કારણે આ કાર્યો ઉપર અંકુશ રાખી શકાય છે.જ્યારે બ્રાહ્ય પ્રક્રિયાઓ જેવી કે સરકારની નીતિમાં ફેરફાર, તેજી – મંદીની પરિસ્થિતિ, લોકોના મનોવલણોમાં ફેરફાર ઉપર અંકુશ રાખી શકતો નથી.
(8) ગતિશીલ પ્રકિયા :
અંકુશનું કાર્ય આયોજન સાથે સંકળાયેલું હોય છે. આયોજન અને અંદાજ ઉપર આધારિત સૂચિત બૌદ્ધિક પ્રક્રિયા છે.
જુદા જુદા પરિબળોના અંદાજો બદલાય તે મુજબ આયોજનના લક્ષ્યાંકોમા ફેરફાર થાય થાય અને તે મુજબ અંકુશ પ્રક્રિયામાં પણ ઝડપી પરિવર્તન કરવામાં આવે છે.
(9) વ્યક્તિલક્ષી પ્રવૃત્તિ :
અંકુશ એ વ્યક્તિઓ દ્વારા, વ્યક્તિ માટે અને વ્યક્તિઓની પ્રવૃત્તિની સુધારણા માટે કરવામાં આવતી પ્રવૃત્તિ છે.તેના કેન્દ્રમાં વ્યક્તિ છે.
અંકુશ એ કર્મચારીઓ દ્વારા, કર્મચારીઓ ઉપર રાખવામાં આવે છે. દરેક પ્રવૃત્તિઓ અને કાર્યો કર્મચારીઓ દ્વારા જ કરવામાં આવે છે.
જે ભુલો અને વિચલનો મળે છે તે પણ વ્યક્તિ દ્વારા થાય છે. આમ અંકુશ એ વ્યક્તિલક્ષી પ્રવૃત્તિ છે.
(10) અંકુશ વૈધિક કે અવૈધિક હોઈ શકે :
એકમમાં વ્યવસ્થાતંત્ર અને ઉત્પાદન પ્રવૃત્તિના સંદર્ભમાં અંકુશની વ્યવસ્થા વૈધિક સ્વરૂપે સ્થાપવામાં આવે છે.
પરંતુ સમય જતાં એકમમાં અવૈધિક સ્વરૂપ ની અંકુશ વ્યવસ્થા પણ વિકાસ પામે છે.
આવી અવૈધિક અંકુશ વ્યવસ્થા કેટલીક વખત વધુ અસરકારક સાબિત થાય છે.
અંકુશનુ મહત્વ:
અંકુશ એ સંચાલનનું મહત્વનું સોપાન છે. સંચાલનના ઉદેશોને સિદ્ધ કરવા અંકુશની જરૂર પડે છે.
અંકુશ વગરનું ઔધોગિક એકમ સારથી વગરના રથ જેવું ગણાય છે.
(1) ધ્યેય સિદ્ધિમા મદદરૂપ :
અંકુશ દ્વારા એકમમાં રહી ગયેલી ભૂલો અને ખામીઓ શોધીને સુધારાલક્ષી પગલાં ભરવામાં આવે છે. તેથી ધ્યેય સિદ્ધિનું કાર્ય સરળ બને છે.
(2) પ્રવૃત્તિઓ ઉપર અંકુશ : ધંધાકીય એકમની વિવિધ પ્રવૃત્તિઓ અને કાર્ય વિસ્તારો જેવાં કે ઉત્પાદન, વેચાણ, કર્મચારી, નાણાકીય, ગુણવત્તા વગેરે પ્રવૃત્તિ અને કાર્ય વિસ્તારો ઉપર અંકુશ રાખી શકાય છે.
(3) આયોજન અસરકારક બને છે : નિષ્ણાતોના અભિપ્રાય મુજબ આયોજન રસ્તો નક્કી કરે છે. આમ અંકુશને કારણે આયોજનના લક્ષ્યાંકો સિદ્ધ થતા હોવાથી આયોજન સફળ બને છે.
(4) પ્રવૃત્તિઓ વચ્ચે સંકલન : ધંધાકીય એકમની વિવિધ પ્રવૃત્તિઓ વચ્ચે સંકલન સાધવામાં અંકુશ પ્રક્રિયા મદદરૂપ થાય છે. અંકુશને લીધે જ એકમની બધી પ્રવૃત્તિઓ વચ્ચે સંકલન સધાય છે.
(5) કાર્યનું મૂલ્યાંકન : એકમનાં અગાઉથી નક્કી કરેલાં ધોરણો અથવા પ્રમાણો દ્વારા વાસ્તવિક સિદ્ધિઓનું માપ કાઢી શકાય છે અને કાર્યોનું મૂલ્યાંકન કરી શકાય છે.
(6) વિચલનો દૂર કરે છે :
અંકુશ એ સુધારાલક્ષી કાર્ય છે. તેના દ્વારા પ્રવૃત્તિઓમાં રહેલાં વિચલનો તપાસવામાં આવે છે અને તેના કારણો શોધીને સુધારાલક્ષી પગલાં લેવામાં આવે છે. તેથી વિચલનોનું પ્રમાણ ઘટે છે.
(7) સત્તા સોંપણી માટે જરૂરી :
સત્તા સોંપણી માટે અંકુશ જરૂરી છે. કર્મચારીને કાર્ય સોપાયા બાદ તેમની પર દેખરેખ રાખવાની જવાબદારી તેના ઉપરી અધિકારી ઉપર આવે છે.
(8) ભૂલોની શોધ : અંકુશમાં કર્મચારીઓની કામગીરી પર દેખરેખ રાખવામાં આવે છે. પરિણામે અંકુશ દ્વારા તેમની ભૂલો, મુશ્કેલીઓ, ત્રુટિઓ અને વિચલનોને શોધી તેમને દૂર કરવામાં આવે છે.
(9) લાંબા ગાળાનું આયોજન : લાંબા ગાળાની યોજનાઓના ઘડતરમાં અંકુશ મદદરૂપ થાય છે.
(10) દોરવણીમાં મદદરૂપ : અંકુશ દ્વારા દોરવણીનું કાર્ય સરળ બને છે. જેથી નિર્ધારીત પદ્ધતિએ દરેક પ્રવૃત્તિ થાય છે.
(11) કાર્યક્ષમતાનું બેરોમીટર : ધંધાકીય એકમમાં અંકુશનું કાર્ય જેટલું ચોક્કસ તેટલી સંચાલનની કાર્યક્ષમતા વધુ. આથી અંકુશને સંચાલનની કાર્યક્ષમતા માપવાનું બેરોમીટર કહે છે.
આયોજન અને અંકુશ વચ્ચેનો સંબંધ:
- આયોજન એટલે ધ્યેયને સિદ્ધ કરવા માટે ઘડવામાં આવેલો બુદ્ધિપૂર્વકનો સૂચિત કાર્યક્રમ.
- આયોજન એ ભવિષ્યમાં હાથ ધરવાની પ્રવૃત્તિઓના ધ્યેયનું સ્પષ્ટીકરણ કરે છે.
- એ ધ્યેય સિદ્ધ કરવા માટે કઈ પ્રવૃત્તિઓ હાથ ધરવી પડશે, ક્યારે અને કેટલા સમયમાં પૂરી કરવી પડશે, તે માટે ક્યાં સાધનોની જરૂર પડશે તે અંગેની રૂપરેખા કે યોજના છે.
- જ્યારે અંકુશ એ ધંધાકીય એકમના આયોજન મુજબ આપેલ સુચનાઓ મુજબ અને સ્થાપિત ધોરણો મુજબ કામ થાય છે કે નહીં તેની ચકાસણી કરી જો વિચલનો માલુમ પડે તો સુધારાલક્ષી પગલાં લેવાની પ્રક્રિયા છે.
- જ્યાં આયોજન હોય ત્યાં અંકુશ જરૂરી બને છે અને જ્યાં અંકુશ હોય ત્યાં અગાઉથી આયોજન થયેલું જ હોય છે. તેથી આયોજન અને અંકુશ એકબીજા સાથે સંકળાયેલા છે.
(1) આયોજન અને અંકુશ એક જ સિક્કાની બે બાજુઓ છે:
- આયોજન અને અંકુશ એ સંચાલનનાં બે ખુબ જ મહત્વના પરસ્પર આધારીત કાર્યો છે.
- આયોજનની સફળતાનો આધાર અંકુશ ઉપર છે. અંકુશ દ્વારા પ્રવૃત્તિઓમાં ૨હી ગયેલાં વિચલનો શોધીને સુધારાલક્ષી પગલાં દ્વારા તેને યોગ્ય દિશામાં લઈ જવાય છે.
- જયારે બીજી બાજુ અંકુશ કાર્યનું આયોજન વગર શક્ય નથી.
- કારણ કે અંકુશના કાર્યમાં આયોજનના લક્ષ્યાંકો સિદ્ધ થયા છે કે નહી તેની ચકાસણી કરવામાં આવે છે.
- એટલે જો આયોજન ન કર્યું હોય તો અંકુશ કાર્યની કોઈ જરૂર રહેતી નથી. “Planning and controlling are two sides of a same coin.”
(2)પરિવર્તનો સામે રક્ષણ :
- આયોજનમાં જે કાર્યક્રમ ઘડવામાં આવે છે તેનો અમલ આંતરિક અને બાહ્ય પરિબળો ઉપર આધારિત હોય છે.
- આંતરિક પરિબળોને નિયંત્રણમાં લઈ શકાય છે. જ્યારે બાહ્ય પરીબળો જેવાં કે સરકારની નીતિ, હરીફાઈ, તેજી, મંદી. કાચા માલની અછત,લોકોની અભિરુચિ, ફેશનમાં પરિવર્તન વગેરે માટે અંકુશ જરૂરી બને છે.
- બાહ્ય પરિબળોને સમજી તે અનુસાર સુધારાલક્ષી પગલાં લઈને આયોજન અનુસાર કાર્ય થાય તે જોવાનું કાર્ય અંકુશનુ છે. આમ, આયોજન અને અંકુશ પરિવર્તનો સામે રક્ષણ પૂરું પાડે છે.
(3) અંકુશ માટે આયોજન પૂર્વ શરત છે :
- ધંધાકીય એકમના ધ્યેય સિદ્ધ કરવા યોજનાઓ ઘડવાનું કાર્ય આયોજન કરે છે.
- યોજનાઓ મુજબ પ્રવૃત્તિ થાય છે કે નહીં તે જોવાનું કાર્ય અંકુશ દ્વારા થાય છે.
- અંકુશના કાર્યમાં આયોજનના ધોરણો સાથે કામગીરીનાં પરિણામોને સરખાવવામાં આવે છે અને વિચલનો જણાતાં સુધારાત્મક પગલાં લેવામાં આવે છે.
આમ અંકુશના કાર્ય માટે આયોજન એ પૂર્વશરત છે.
(4) આયોજન એ અંકુશનો જન્મ દાતા છે :
- આયોજનને કારણે જ અંકુશના કાર્યનો જન્મ થાય છે.
- આયોજનમાં નક્કી થયેલી પ્રવૃત્તિઓ ઉપર અંકુશ રાખવાનો હોય છે.
- તેથી આયોજન વગર અંકુશનું કાર્ય અસ્તિત્વમાં આવી શકે નહીં.
- આ હકીકતને ધ્યાનમાં રાખીને આયોજનને અંકુશના જન્મદાતા તરીકે ઓળખવામાં આવે છે.
અંકુશ પ્રક્રિયાના તબક્કા:
એકશ એ સર્વવ્યાપી અને સતત ચાલતી પ્રક્રિયા છે.
ધોરણોની સ્થાપના :
અંકુશ પ્રક્રિયાની શરૂઆત ધોરણોની સ્થાપના કરવાથી થાય છે.
આમ, અંકુશનો આધાર પૂર્વ નિર્ધારિત ધોરણો છે નિર્ધારીત ધોરણો મુજબ કામ થાય છે કે નહિં તે જોવાનું કાર્ય અંકુશનુ છે.
નિર્ધારીત ધોરણો સંખ્યાત્મક કે ગુણાત્મક હોઈ શકે છે. આ ધોરણો જેમને પાર પાડવાનાં છે તેઓ સમજી શકે તેવા સરળ હોવું જોઈએ.
આવા ધોરણોમાં ભૌતિક, પડતર, આવક, મુડી વગેરે પ્રમાણોનો સમાવેશ થાય છે. આ ઉપરાંત નફાનો લક્ષ્યાંક, ઉત્પાદનના લક્ષ્યાંક, ખર્ચનો લક્ષ્યાંક વગેરે હોઈ શકે છે.
માહિતી સંપાદન :
આ તબક્કામાં થયેલ કાર્ય અને વાસ્તવિક પરિસ્થિતિ અંગે માહિતીનું સંપાદન કરવામાં આવે છે.
માહિતી સંપાદન અંગત નિરીક્ષણ, મૌખિક અહેવાલ અને લેખિત અહેવાલ દ્વારા મેળવવામાં આવે છે.
કામગીરીનું માપન :
પૂર્વનિર્ધારિત ધોરણો પ્રમાણે જ કામ થાય છે કે નહિ તે જાણવા માટે થયેલા કાર્યોનું માપન જરૂરી છે. આ પ્રકારના માપન સંખ્યાત્મક કે ગુણાત્મક કે બંને રીતે હોઈ શકે.
થયેલી કામગીરીની સ્થાપિત ધોરણો સાથે સરખામણી :
અંકુશના આ તબક્કામાં ખરેખર થયેલી કામગીરી કે કાર્યોની માહિતી એકત્ર કર્યા પછી તેને સ્થાપિત ધોરણો સાથે રાખવામાં આવે છે.
સુધારાલક્ષી પગલાં :
સુધારાલક્ષી પગલાં એ અંકુશ પ્રક્રિયાનો છેલ્લો તબક્કો છે.
કાર્યનું મૂલ્યાંકન કરીને સ્થાપિત ધોરણો સાથે સરખામણી કરવામાં આવે છે અને વિચલનો જણાય તો તે દૂર કરવા સુધારાલક્ષી પગલાં લેવાય છે.
આ માટે નીચે દર્શાવેલ ત્રણ પૈકી કોઈપણ યોગ્ય પગલાં લેવામાં આવે છે.
(1) પરિસ્થિતિમાં ફેરફાર ન કરવા :
સ્થાપિત ધોરણો ની સરખામણી કર્યા પછી, પ્રાપ્ત થયેલાં વિચલનો જો સામાન્ય હોય તો તે સ્વીકારવામાં આવે છે. આ માટે કોઈ સુધારાલક્ષી પગલાં લેવામાં આવતાં નથી. અર્થાત પરિસ્થિતિમાં ફેરફાર થતો નથી.
(2) પરિસ્થિતિમાં ફેરફાર કરી વિચલનો દૂર કરવા :
સ્થાપિત ધોરણો અને વાસ્તવિક ધોરણો વચ્ચે જો મોટો તફાવત હોય તો આવો તફાવત કે વિચલન ઉદ્ભવવાના કારણો તપાસી તે દૂર કરવા જરૂરી સુધારાલક્ષી પગલા લેવાય છે.
(3) ધોરણોમાં ફેરફાર કરી નવા ધોરણો સ્થાપવા :
- સ્થાપિત ધોરણો સતતપણે સિદ્ધ થઈ શકતાં ન હોય તો એનો અર્થ એ થાય છે કે સ્થાપિત ધોરણો ઊંચા છે અને તેમાં ફેરફાર કરવો જરૂરી બને છે.
- આવા સંજોગોમાં સ્થાપિત ધોરણોમાં જરૂરી ફે૨ફાર કરી નવાં ધોરણો સ્થાપવામાં આવે છે.
- કેટલીકવાર સ્થાપિત ધોરણો કરતાં વધુ સારા પરિણામો હોય તો ધોરણો સુધારીને ઉચા ધોરણોની સ્થાપના કરવામાં આવે છે.
- આમ ,અંકુશનું કાર્ય એ માત્ર વિચલનોને શોધવાનું નથી પરંતુ એકમના કાર્યોને ધ્યેય સિદ્ધિ તરફ દોરવાનું છે. આથી અંકુશ એ વિધાયક પ્રક્રિયા છે.