પ્રસ્તાવના (Introduction)
આયોજન દ્વારા એકમના ધ્યેય સુનિશ્ચિત કરવામાં ,
આવે છે . સંચાલનની સફળતાનો આધાર માત્ર
આયોજન પ૨ નથી, પરંતુ આયોજનના અસરકારક
અમલ પર રહેલો છે.
આયોજનના અસરકારક અમલ
અને ધ્યેય સિદ્ધિ માટે જે વહીવટી માળખું રચવામાં
આવે છે, તેને વ્યવસ્થાતંત્ર કહેવામાં આવે છે.
જયારે સમાન ધ્યેયની સિદ્ધિ માટે એક કરતાં વધુ વ્યક્તિઓ
કામ કરતા હોય ત્યારે એકમમાં અસ૨કા૨ક
વ્યવસ્થા તંત્ર ની આવશ્યકતા રહે છે.
એકમની ધ્યેય સિદ્ધિ અને કાર્ય સફળતા નો આધાર એકમના કર્મચારીઓ વચ્ચે કાર્યોની સ્પષ્ટ વહેંચણી, સત્તા અને જવાબદારીઓનું વિભાજન, સત્તાની સોંપણી જેવી બાબતો પર રહેલો છે!!
સંચાલન એ ધંધાકીય સાહસ નું મગજ છે, આયોજન એ પ્રાણ છેઅને વ્યવસ્થાતંત્ર એ તેનું શરીર છે.
અર્થ (Meaning) : સામાન્ય શબ્દોમાં
કહીએ તો, “સમાન ધ્યેય સિદ્ધ કરવા પ્રવૃત્ત થયેલી
વ્યક્તિઓ વચ્ચે સત્તા અને જવાબદારીની વહેંચણી કરતું
માળખું એટલે વ્યવસ્થાતંત્ર.’
ચેસ્ટર આઈ. બર્નાડ ના જણાવ્યા મુજબ, ‘બે
કે તેથી વધુ વ્યક્તિઓના સહકાર દ્વારા થતી પ્રવૃત્તિ
એટલે વ્યવસ્થાતંત્ર.’
જ્યાં એક કરતાં વધુ વ્યક્તિઓ સામૂહિક રીતે કાર્ય કરે ત્યારે તે કાર્ય ને અસરકારક રીતે પાર પાડવા માટેનું માળખું એ વ્યવસ્થાતંત્ર છે, તેથી તેને પ્રબંધ પણ કહેવામાં આવે છે.
*વ્યવસ્થાતંત્રમાં કોઈ સમાન ધ્યેયની પ્રાપ્તિ માટે એકત્રિત થયેલા લોકોને સત્તા અને જવાબદારીની વહેંચણી
કરી તે વ્યક્તિઓ વચ્ચેના સંબંધ સ્થાપિત કરવાનું કાર્ય કરવામાં આવે છે. જે માટે માનવીનું શરીર એ એક ઉત્તમ
ઉદાહરણ છે. માનવીના શરીરના જુદાં-જુદાં અંગો ના કાર્યો જુદાં-જુદાં છે, તેમ છતાં બધાં જ અંગો એક બીજા સાથે
સંકલિત હોય છે.
વ્યવસ્થાતંત્રની લાક્ષણિકતા (Characteristics) :
(1) ધ્યેય લક્ષી પ્રવૃત્તિ : ધંધાકીય એકમનાં ધ્યેયની સિદ્ધિ માટે વ્યવસ્થા તંત્ર ની રચના કરવામાં આવે છે. એકમમાં
તેના મુખ્ય ધ્યેય ઉપરાંત વિભાગીય ધ્યેયની પણ રચના કરવામાં આવે છે. આ ઉપરાંત કર્મચારીઓની વ્યક્તિગત હેતુઓ પણ હોય છે. આમ, એકમ ના હેતુઓ, વિભાગીય હેતુઓ અને કર્મચારીઓના હેતુઓનું રેખિક સંકલન કરતું માળખું એ વ્યવસ્થાતંત્ર છે. તેથી તે ધ્યેયલક્ષી પ્રવૃત્તિ છે તેમ કહી શકાય.
(2) આયોજન પર આધારિત : આયોજન દ્વારા સુનિશ્ચિત કરવામાં આવેલ ધ્યેય ને આધારે તેની રચના થાય છે.
આમ વ્યવસ્થા તંત્ર ની રચના કરતાં પહેલા આયોજન થવું અનિવાર્ય છે. ભવિષ્યમાં અમલમાં મુકવાની યોજનાને આધારે જ એકમના માળખાનું ઘડતર થાય છે. તેથી કહી શકાય કે વ્યવસ્થાતંત્ર આયોજન પર આધારિત છે.
(3) સત્તા અને ફરજો ની સોંપણી : ધંધાકીય એકમ માં કામ કરતી જુદી-જુદી વ્યક્તિઓને તેમના કૌશલ્ય અને
લાયકાત ને આધારે જુદી જુદી પ્રવૃત્તિઓ સોપવામાં આવે છે. આ સાથે જે તે વ્યક્તિને તેની સત્તા વિશે પણ માહિતગાર કરવામાં આવે છે.આથી, વ્યવસ્થા તંત્ર એ વ્યક્તિ વચ્ચે સત્તા-ફરજ ના સંબંધો સ્થાપિત કરતું માળખું છેેે.
(4) માનવ પરિબળોને મહત્વ ; વ્યવસ્થા તંત્રમાં માનવી કેન્દ્રસ્થાને છે. કોઈ પણ આદર્શ વ્યવસ્થાતંત્રની
સફ઼ળતાનો આધાર તેમાં કાર્ય કરતા માનવીઓ પર રહેલો છે. તેથી, અસ૨ કા૨ક વ્યવસ્થાતંત્રની સ્થાપના માટે અસ૨કારક માનવ સંબંધ સ્થાપિત કરવા જરૂરી છે.
(5) પરિવર્તનશીલતા: એક વાર વ્યવસ્થા તંત્ર ની રચના થયા પછી તેમાં ફેરફારને અવકાશ શક્ય છે, બદલાતા
જતા સંજોગો અને પરિસ્થિતિ અનુસાર વ્યવસ્થા તંત્રમાં સાનુકૂળ ફેરફારો કરી શકાય છે. નવી ટેક્નોલોજી અમલમાં આવે,નવી શોધ-ખોળ થાય કે ધંધાકીય પર્યાવરણમાં ફેરફાર થાય ત્યારે વ્યવસ્થાતંત્રમાં જરૂરી ફેરફારો કરી શકાય છે.
(6) આંતર સંબંધો ની સ્થાપના : વ્યવસ્થાતંત્ર કાર્ય, હોદાઓ કે વિભાગ વચ્ચે આંતર સંબંધો ની સ્થાપના કરે છે.
તે એક કાર્ય ના બીજા કાર્ય સાથેના તેમજ એક વિભાગના બીજા વિભાગ સાથેના સંબંધોની સ્પષ્ટતા કરે છે.
(7) દેખરેખ અને અંકુશ : દેખરેખ, અંકુશ અને સંકલન એ વ્યવસ્થાતંત્ર માટે મૂળભૂત જરૂરિયાતો છે.
કર્મચારીને સોંપવામાં આવેલ કાર્ય તો તેની સત્તા અને ફરજને અનુલક્ષીને કરે છે કે કેમ ? તે અંગે દેખરેખ અને
અંકુશ ની જોગવાઈ વ્યવસ્થા તંત્રમાં હોય છે.
(8) સામૂહિક પ્રવૃત્તિ : વ્યવસ્થાતંત્ર માં અનેક વ્યક્તિ ધ્યેય સિદ્ધિ માટે પ્રયત્નશીલ હોય છે. વ્યક્તિઓના આ
પ્રયત્નને વ્યવસ્થા તંત્ર યોગ્ય માળખું પૂરું પાડે છે કે જેના દ્વારા સામૂહિક સહકારથી ધ્યેયસિદ્ધિની દિશામાં જઈ
શકાય છે.
(9) નિયંત્રિત વહીવટી માળખું : વ્યવસ્થાતંત્ર એ ચોક્કસ પ્રકારનું નિયંત્રીત વહીવટી માળખું છે. ધંધાકીય
એકમ મા સંબંધો પ્રસ્થાપિત કરવા માટે નિયમો અને નિયંત્રણોના આવશ્યકતા રહે છે, જેની રચના વ્યવસ્થાતંત્ર દ્વારાકરવામાં આવે છે.
વ્યવસ્થાતંત્ર ની પ્રક્રિયાના તબક્કા: (steps for the Process of Organizing)
‘વ્યવસ્થા તંત્ર ની રચના એ એક વૈજ્ઞાનિક પ્રક્રિયા છે, અયોગ્ય રીત રચાયેલું વ્યવસ્થાતંત્ર લાંબો સમય ટકી શકે
નહિ અને તેવી રીતે રચાયેલ વ્યવસ્થા તંત્રની સાથે એકમ પણ ધીરે-ધીરે નાશ પામે છે,’ તેમ પીટર એફ. ડકર
જણાવે છે. વ્યવસ્થાતંત્રની ૨ચના દ્વારા કાર્ય – કારેરાના સમયે સ્થાપિત થાય છે, તેથી તેની ૨ચનો યોગ્ય ઢબે થવી
આવશ્યક છે.
(1) હેતુઓની સ્પષ્ટતા : વ્યવસ્થા તંત્ર ની રચના કરતાં પહેલાં એકમના હેતુઓ અંગે સ્પષ્ટતા હોવી જરૂરી છે.
એકમ સિદ્ધ કરવા ના મુખ્ય અને ગૌણ હેતુઓ ને આધારે વ્યવસ્થા તંત્રનું સમગ્ર માળખું ઘડવામા આવેે છે.
હેતુઓની સ્પષ્ટતા એ વ્યવસ્થાતંત્રની રચનાની દિશામાં પ્રથમ પગથિયું છે.
(2) કાર્યોની યાદી : એકમ નો હેતુ અંગે સ્પષ્ટતા કર્યા બાદ નક્કી કરેલા હેતુઓ સિદ્ધ કરવા માટે
વ્યવસ્થાતંત્રીય માળખા દ્વારા કયાં-કયાં કર્યો કરવો પડશે તેની યાદી તૈયાર કરવામાં આવે છે. આ યાદી તૈયાર કરતી વખતે કોઈ મહત્ત્વનું કાર્ય રહી ન જાય અને કોઈ કાર્ય બેવડાય નહિ તેની ખાસ કાળજી લેવામાં આવે છે.
(3) કાર્યોનું વિભાગીકરણ : કાર્યોની યાદી તૈયાર થઈ ગયા બાદ કાર્યોને વેચાણ વિભાગ, ખરીદ વિભાગ, હિસાબી વિભાગ વગેરે વિભાગો માં વિભાજીત કરી શ્રમ વિભાજન અને વિશિષ્ટ કરણ અપનાવી શકાય છે વિભાગીકરણે માટે એકમ ના સ્વરૂપ અનુસાર, ભૌગોલિક વિસ્તાર અનુસાર, કાયદાનુસાર વગેરે પ્રમાણે પણે વિભાજન થઈ શકે.
(4) વિભાગીય હોદા અને લાયકાત નક્કી કરવી : કાર્યોનું યોગ્ય રીતે વિભાગીકરણ થયા બાદ વિભાગના
કાર્યો ની જવાબદારી સંભાળી શકે તેવા વિભાગીય હોદાઓ અને તે માટેની યોગ્ય લાયકાતો નક્કી કરવામાં આવે છે.
દા. ત., વેચાણ વિભાગ માટે વેચાણ અધિકારી.
(5) સત્તા અને ફરજો ની સોંપણી : વિભાગીય હોદો, પેટા વિભાગીય હોદો અને લાયકાતો નક્કી થયા
બાદ દરેક વિભાગીય અધિકારી તેમની ફરજોને સફળતાપૂર્વક પાર પાડી શકે તે માટે જરૂરી સત્તાની સોપણી કરવી
જોઈએ.
(6) આંતર સંબંધો ની સ્થાપના : વિવિધ વિભાગીય હોદાઓ ધરાવતી વ્યક્તિઓના તેમની સત્તા અને ફરજોની
સોંપણી કર્યા બાદ તેમની વચ્ચે આંતર સંબંધો ની સ્થાપના સ્પષ્ટ રીતે થાય તે જરૂરી છે.
(7) વ્યવસ્થાતંત્ર નો નકશો તૈયાર કરવો : વ્યવસ્થા તંત્રમાં સામેલ દરેક અધિકારીઓ અને કર્મચારીઓ
પોતાના સ્થાન વિશે સ્પષ્ટ ખ્યાલ મેળવી શકે તે માટે આકૃતિ સ્વરૂપે વ્યવસ્થા તંત્રનો ચાર્ટ કે નકશો તૈયાર કરવો
જોઈએ અને એ કામમાં કામ કરતો દરેક કર્મચારીઓ તે જોઈ શકે તે રીતે વ્યવસ્થાતંત્રના નકશાને નોટિસ બોર્ડ પર
મૂકવો જોઈએ.
વ્યવસ્થા તંત્ર નું માળખું (Structure of an Organization)
અસરકારક સંચાલન માટે આદર્શ વ્યવસ્થાતંત્ર પર ભાર મૂકવામાં આવે છે. વ્યવસ્થાતંત્રનું માળખું એ વ્યવસ્થાતંત્રના પ્રકારો દર્શાવે છે. ધંધાકીય એકમના સ્વરૂપ, કદ અને જવાબદારીઓના વિભાગીકરણના આધારે વ્યવસ્થાતંત્રનો પ્રકાર નક્કી કરવામાં આવે છે.
(1) રૈખિક વ્યવસ્થા તંત્ર (Linear (Organization) (2) કાયદાનુસાર વ્યવસ્થા તંત્ર (Functional Organization)
(3) વૈધિક વ્યવસ્થાતંત્ર (Formal Organization) (4) અધિક વ્યવસ્થાતંત્ર (Informal Organization)
(5) શ્રેણિક વ્યવસ્થાતંત્ર (Matrix Organization)).
13. રૈખિક વ્યવસ્થા તંત્ર (Linear Organization) :
અર્થ (Meaning): રેખિક વ્યવસ્થાતંત્ર એ વ્યવસ્થાતંત્રનો પ્રાચીન અને સૌથી સરળ પ્રકાર છે.
કેટલાય વર્ષોથી લશ્કરમાં તેનો ઉપયોગ થતો આવ્યો છે, તેથી તેને લશ્કરી વ્યવસ્થાતંત્ર પણ કહે છે.
આ પ્રકારના વ્યવસ્થા તંત્રમાં સત્તાનું કેન્દ્રીકરણ ઉચ્ચ સપાટી એ થયેલું હોય છે. સત્તા અને જવાબદારીની વહેંચણી સીધી રેખામાં ઉચ્ચ સપાટી થી તલ સપાટી તરફ કરવામાં આવે છે.તેમાં ઉપરથી નીચે સીધી રેખામાં સત્તા સોંપણી કરવામાં આવતી હોવાથી તેને રેખિક વ્યવસ્થાતંત્ર કહે છે. કોર્ટમાં દરેક કર્મચારી તેના ઉપરના જવાબદાર હોય છે કે આ પ્રકારના વ્યવસ્થાતંત્રમાં ઉચ્ચ સ્થાને પ્રમાણમાં વધુ સત્તા અને નીચેના સ્થાને ઓછી સત્તા હોય છે.
રચના (Formation) :
આ પ્રકારના વ્યવસ્થાતંત્રમાં સમગ્ર ધંધાકીય એકમને જુદા-જુદા વિભાગોમાં
વહેંચી દેવામાં આવે છે. તે દરેક માટે અલગ વિભાગીય અધિકારી ની નિમણૂક કરવામાં આવે છે. આ વિભાગીય
અધિકારી પોતાના વિભાગ કાર્ય માટે ઉપરી અધિકારીને જવાબદાર હોય છે. વિભાગીય અધિકારીને તેના પોતાના
વિભાગ માટે જરૂરી તેવી તમામ સત્તા આપવામાં આવે છે.આ પ્રકારના વ્યવસ્થાતંત્રમાં વ્યવસ્થાતંત્રની રચના કાર્ય અનુુુુુુસાર નહીં પરંતુ વિભાગને આધારિત કરવામાં આવતી હોવાથી તેેેેને વિભાગીય વ્યવસ્થાતંત્ર કહે છેેે.
રૈખિક વ્યવસ્થા તંત્રમાં સર્વોચ્ચ સત્તા સંચાલક મંડળ પાસે હોય છે.
તે નીતિ વિષયક નિર્ણયો લે છે. તેમની પાસેથી જનરલ મેનેજર જરૂરી સત્તા મેળવે છે. જનરલ મેનેજરનું સ્થાન મુખ્ય વહીવટી અધિકારી તરીકેનું છે. જે સંચાલક મંડળ દ્વારા લેવાયેલ નિર્ણયો નો અમલ વિભાગીય અધિકારી પાસે કરાવે છે.
જે ધંધાકિય એકમોમાં એકમ નું કદ નાનું હોય અને કાર્યક્ષેત્ર મર્યાદિત હોય તેમજ અંકુશ અને શિસ્તના પ્રશ્નો
ઓછા હોય તેવા પ્રકારના એકમમાં આ વ્યવસ્થાતંત્ર વધુ અનુકૂળ હોય છે.
કાર્યાનુસાર વ્યવસ્થાતંત્ર (Functional Organization) :
અર્થ (Meaning) : રેખિક વ્યવસ્થાતંત્ર કાર્ય કરતા વિભાગને વધુ મહત્ત્વ આપે છે. તે તેની મુખ્ય
મર્યાદા છે. આ મર્યાદા ને ધ્યાનમાં લઈ કાર્ય અનુસાર વ્યવસ્થાતંત્ર અસ્તિત્વમાં આવ્યું. રૈખિક વ્યવસ્થાતંત્રમાં વિશિષ્ટીકરણનો અભાવ જોવા મળે છે, કારણ કે તેમાં કાર્યને સ્થાને વિભાગને વધુ મહત્ત્વ આપવામાં આવે છે. રૈખિક વ્યવસ્થાતંત્ર અનુસાર એકના એક વિભાગના અધિકારી અને કર્મચારીઓએ અનેક પ્રકારના કાર્યો કરવાં પડે છે. સ્વાભાવિક છે કે આ અધિકારી અને કર્મચારી દરેક કાર્યમાં નિષ્ણાત તો ન જ હોઈ શકે.
તેથી એક એવા વ્યવસ્થાતંત્રની રચના કરવામાં આવી કે જેમાં વિશિષ્ટ જ્ઞાન ધરાવતી નિષ્ણાત વ્યક્તિને જે-તે એકમના ચોક્કસ કાર્યોની જવાબદારી આપવામાં છે. જેને કાર્યાનુસાર વ્યવસ્થાતંત્ર કહે છે.
દા. ત., કર્મચારી સંચાલન વિભાગના અધિકારી કર્મચારીઓની ભરતી, બદલી, બઢતી વગેરે નું કાર્ય સંભાળે છે.
રચના (Formation):
કાર્યાનુસાર વ્યવસ્થાતંત્રમાં શ્રમ-વિભાજન અને વિશિષ્ટીકરણને વિશેષ
સ્થાન આપવામાં આવે છે, તેમાં સત્તા અને જવાબદારીની સોંપણી વિભાગ અનુસાર કરવાને બદલે કાર્ય અનુસાર
કરવામાં આવે છે. આ દરેક કાર્ય માટે અલગ-અલગ નિષ્ણાતોની નિમણૂક કરવામાં આવે છે.
કાર્યાનુસાર વ્યવસ્થા તંત્રમાં સર્વોચ્ચ સત્તા મુખ્ય અધિકારી પાસે હોય છે.આમા એકમ ને બે વિભાગમાં વહેંચવામાં આવે છે. દરેક વિભાગ ના કાર્યોની યાદી નક્કી કરી તેના આધારે કાર્યના ભાગો નક્કી કરી જુદા-જુદા જવાબદાર અધિકારીઓ અને સત્તા સોંપણી કરવામાં આવે છે. આ માટે દરેક અધિકારી એકમના દરેક કર્મચારીઓને તેના કાર્ય અંગે હુકમ આપી શકે છે.
આ પ્રકારના વ્યવસ્થા તંત્ર ની રચના વખતે ખાસ એ ધ્યાનમાં રાખવું જોઈએ કે કોઈ પણ કાર્ય સોંપાયા વિનાનું
રહી ન જાય અને કોઈ કાર્ય સોંપણી બેવડાય નહિ.
વૈધિક વ્યવસ્થાતંત્ર (Formal Organization) :
અર્થ (Meaning):
એકમના સંચાલકો દ્વારા નિશ્ચિત ધ્યેયને સિદ્ધ કરવા માટે વ્યક્તિ અને કાર્ય
વચ્ચેના સંબંધો નું જે વિધિસર રીતે માળખું સ્થપાય છે, તેને વૈધિક વ્યવસ્થાતંત્ર કહે છે. રૈખિક વ્યવસ્થાતંત્ર તેમજ
કાર્યાનુસાર વ્યવસ્થા તંત્ર એ વૈધિક વ્યવસ્થાતંત્ર ના પ્રકાર છે.
લાક્ષણિક્તાઓ (Characteristics): (લક્ષણ)
(1) વૈધિક માળખું : નિશ્ચિત ધ્યેયને સિદ્ધ કરવા સંચાલકો સભાનતા પૂર્વક વૈધિક માળખાની રચના કરે છે,
(2) અપરિવર્તનશીલ : આ પ્રકારના વ્યવસ્થા તંત્રમાં કર્મચારીઓનું સ્થાન મોટે ભાગે અપરિવર્તનશીલ જોવા મળે
છે. કર્મચારીઓના સ્થાન એક વાર નિશ્ચિત કર્યા બાદ જવલ્લે જ તેમાં ફેરફાર જોવા મળે છે. ‘
(3) ઉપર થી નીચે સત્તાની સોંપણી : સત્તાના સોંપણી ઉપરી અધિકારી દ્વારા કરવામાં આવે છે અને તેનું સ્થાન ઉપરથી નીચે તરફ હોય છે.
(4) મોટું કદ : વૈધિક વ્યવસ્થાતંત્ર નું માળખું મોટું કદ ધરાવતું હોય છે.
(5) ચોક્કસ સંબંધો : વિધિસર રીતે માળખાની રચના થતી હોવાથી કર્મચારીઓ વચ્ચેના સંબંધો ચોક્કસ હોય છેેે..
(6) માહિતી સંચાર : માહિતીસંચાર વૈધિક પ્રકારના માર્ગો દ્વારા જ થાય છે, અવૈધિક માહિતી સંચારને કોઈ જ
સ્થાન નથી.
અવૈધિક વ્યવસ્થાતંત્ર (Informal organization)
અર્થ (Meaning) :
કોઈપણ સભાનતાપુર્વકના હેતુ સિવાય સામૂહિક પરિણામોમાં ફાળો આપવા માટે આપોઆપ રચાયેલું આંતરિક સંબંધોનુ માળખું એટલે અવૈધિક વ્યવસ્થાતંત્ર.
વ્યવસ્થાતંત્રમા કામ કરતી વ્યક્તિઓ વચ્ચે ‘ અનિવાર્યપણે અમુક વિશિષ્ટ સામાજિક સંબંધો નો વિકાસ થાય છે. આ સંબંધો વ્યવસ્થાતંત્રમાં કુદરતી કે અવૈધિક રીતે ઉદ્ભવે છે. એવા સંબંધો ની સ્થાપના કરવામાં આવી હોતી નથી તેથી વૈધિક વ્યવસ્થાતંત્રની જેમ તેનો નકશો બનાવી
શકાતો નથી.* અવૈધિક વ્યવસ્થાતંત્ર એ વૈધિક વ્યવસ્થાતંત્રનો પડછાયો છે. વૈશ્વિક વ્યવસ્થાતંત્રમાં જ તેનો ઉદ્ભવ થાય છે, અવૈધિક વ્યવસ્થાતંત્ર એ વૈધિક વ્યવસ્થાતંત્રનુ પૂરક છે.
લાક્ષણિકતાઓ (Characteristics):
(1) અવૈધિક માળખું : આ પ્રકારની વ્યવસ્થાતંત્ર નું માળખું અવૈધિક હોય છે, જે આંતરસંબંધોમાંથી ઉદ્ભવે છે.
એક જ ઔદ્યોગિક એકમોમાં કાર્ય કરતા કર્મચારીઓમાં સમાન ધ્યેયોની પ્રાપ્તિ માટે કુદરતી રીતે આ માળખાની રચના થાય છે.
(2) માનવ વર્તણૂક પર આધારિત : આ પ્રકારનું વ્યવસ્થાતંત્ર માનવ વર્તણૂંક પર આધારિત હોય છે. એક
સમાન લાગણી, અભિરુચિ, મૂલ્યો, શોખ, ટેવ અને માન્યતા ધરાવનાર વ્યક્તિ દ્વારા વૈધિક માળખામાં અવૈધિક જૂથો
રચવામાં આવે છે. જેના આધારે આ વ્યવસ્થાતંત્ર રચાય છે.
(3) પરિવર્તનશીલ :અવૈધિક વ્યવસ્થાતંત્ર નું માળખું સંપૂર્ણ રીતે પરિવર્તનશીલ હોય છે. કર્મચારીઓ કોઈ પણ એક વિભાગમાંથી બીજા વિભાગમાં કાર્ય માટે ફેરબદલ થાય છે ત્યારે નવેસરથી માનવ સંબંધોમાં ફેરફાર થાય છે અને તેને કારણે અવૈધિક તંત્ર માં ફેરફાર થતા જોવા મળે છે.
(4) સાર્વત્રિક: અવૈધિક વ્યવસ્થાતંત્ર સાર્વત્રિક છે. જે માત્ર ઉદ્યોગમાં જ નહિ, પરંતુ સમાન હિતો અને મૂલ્યો
ધરાવતા દરેક માનવીય પ્રવૃત્તિઓમાં અવૈધિક વ્યવસ્થાતંત્ર હાજરી જોવા મળે છે.
(5) અવૈધિક માહિતી સંચાર : અવૈધિક વ્યવસ્થાતંત્રમાં કર્મચારીઓ વચ્ચે માહિતી સંચાર અવૈધિક રીતે થાય છે.
મોટા ભાગે તે મૌખિક સ્વરૂપમાં હોય છે. તેથી તેમાં હકીકતો કરતાં અભિપ્રાયોનું પ્રમાણ હોવાની શક્યતા વધી જાય
છે, અવૈધિક વ્યવસ્થાતંત્ર માં માહિતી સંચાર અત્યંત ઝડપી હોય છે.
(6) નાનું કદ : મોટા ભાગે અવૈધિક વ્યવસ્થાતંત્ર નું કદ નાનું રહે છે. કારણ કે તે વ્યક્તિગત સંબંધો પર આધાર
રાખે છે. વળી તે સભ્ય વચ્ચેની આંતર પ્રક્રિયા નું પરિણામ છે, જે સંખ્યામાં ઘણાં વધુ જૂથો હોય છે, પરંતુ કદમાં ઘણા નાના પ્રકારનુ વ્યવસ્થાતંત્ર છે.
(7) અંકુશ નો અભાવ : અવૈધિક વ્યવસ્થાતંત્ર માં કર્મચારીઓની પ્રવૃત્તિ ઉપર વિધિવત રીતે કોઈ અંકુશ રાખી !
શકાતો નથી. વ્યક્તિ સ્વેચ્છાએ પોતાના તથા સહ કર્મચારીઓ નું કાર્ય કરે છે.
(8) વૈધિક વ્યવસ્થાતંત્ર નાં પૂરક : અવૈધિક વ્યવસ્થાતંત્ર એ વૈદિક વ્યવસ્થાતંત્ર માં જ ઉદ્ભવ પામતું હોવાથી કહી.
શકાય કે તે વૈધિક વ્યવસ્થાતંત્ર ના પૂરક છે.
ઔદ્યોગિક ઝઘડા ઓછા અને ઔદ્યોગિક શિસ્ત વધુ….
શ્રેણિક વ્યવસ્થાતંત્ર (Matrix Organization) :
અર્થ (Meaning) :
શ્રેણિક વ્યવસ્થાતંત્ર એ વ્યવસ્થાતંત્રના આધનિક સ્વરૂપનું વ્યવસ્થાતંત્ર છે.
વ્યવસ્થા તંત્રમાં બે અલગ-અલગ પ્રકારના માળખા હોય છે. એક સામાન્ય ક્રમનું માળખું કે જે નિર્ણય પ્રક્રિયાનો ભાગ છે અને બીજું ટેકનિકલ પ્રશ્નોના ઉકેલ અંગેનું માળખું; જેને પ્રોજેક્ટ માળખું કહે છે. આ બંને માળખાંઓના સંયોજનથી ઉદભવતા વ્યવસ્થા તંત્ર ને શ્રેણિક વ્યવસ્થા તંત્ર કહે છે.
આમ, શ્રેણિક માળખું એ કાર્યાનુસાર તેમજ પ્રોજેક્ટ વ્યવસ્થાતંત્રની લાક્ષણિકતાઓ સમાવતું આધુનિક પ્રકારનું વિશિષ્ટ માળખું છે. આ પ્રકારના વ્યવસ્થા તંત્રમાં કાર્યાનુસાર વિશિષ્ટીકરણના લાભ મળી રહે છે તેમજ પ્રોજેક્ટ સંચાલન દ્વારા થતા લાભો પણ મળી રહે છે. તે બહુવિધ હુકમ પદ્ધતિઓનો ઉપયોગ કરતું વ્યવસ્થાતંત્રીય માળખું છે.
રચના (Design) : શ્રેણિક વ્યવસ્થાતંત્રમાં કાર્યાનુસાર વિભાગીકરણ અને પ્રોજેક્ટ વિભાગીકરણનો
સમન્વય જોવા મળે છે. આ પ્રકારના વ્યવસ્થા તંત્રમાં દરેક પ્રોજેક્ટ મેનેજરને અલગ-અલગ પ્રોજેક્ટની જવાબદારી
સોંપવામા આવે છે. જેટલા પ્રોજેક્ટ હોય તેટલા પ્રોજેક્ટ મેનેજરની નિમણૂક કરવામાં આવે છે. પ્રોજેક્ટ મેનેજરની
જવાબદારી પ્રોજેક્ટ ને સમયસર તેમજ સફળતાપૂર્વક પૂર્ણ કરવાની હોય છે. પ્રોજેક્ટ કાર્ય માટે જરૂરી નિષણાતોના સ્ટાફને જુદા-જુદા કાર્ય વિભાગમાં થી પ્રાપ્ત કરવામાં આવે છે. આ રીતે મેળવેલ નિષ્ણાતોને જુદી-જુદી ટુકડીઓમાં વહેંચવામાં આવે છે. દા. ત., સંશોધન અને વિકાસ નિષ્ણાત, ઉત્પાદન રચના નિષ્ણાત, તકનિકી નિષ્ણાત, કથ્વટર નિષ્ણાત વગેરે.
શ્રેણિક વ્યવસ્થા તંત્રમાં સત્તાનો પ્રવાહ બેવડો હોય છે. જેમ કે જનરલ મેનેજર તરફથી વિવિધ વિભાગો અને તેમજ વિવિધ પ્રોજેક્ટર્સના સંચાલકોને ઉપરથી નીચે તરફ સીધી રેખામાં સત્તાનું વહન કરવામાં આવે છે.
વિકેન્દ્રીકરણ (Decentralisation)
વ્યવસ્થાતંત્ર નો અભ્યાસ કરવાથી નીચેની બે બાબતોને સ્પષ્ટતા થાય છે.
(1) કેટલાંક ધંધાકીય એકમો એવા હોય છે કે જેમાં માત્ર ઉચ્ચ સપાટીએ જ સત્તા કેન્દ્રિત થયેલી હોય છે. ઉચ્ચ
સપાટી દ્વારા જ મોટા ભાગના નિર્ણયો લેવામાં આવતા હોય છે.
(2) કેટલાંક ધંધાકીય એક મોંમાં દરેક સપાટીએ કામ કરતા કર્મચારીઓને અમુક નિર્ણયો લેવાની સત્તા આપવામાં
આવે છે. તેઓ તેમના કાર્ય ના સંદર્ભમાં યોગ્ય નિર્ણય લેવા માટે સ્વતંત્ર હોય છે.
પ્રથમ પ્રકારના વ્યવસ્થા તંત્ર માં સત્તા ઉચ્ચ સપાટી એ જ કેન્દ્રિત થતી હોવાથી તેને કેન્દ્રીકરણ કહેવામાં આવે છે.
જ્યારે બીજા પ્રકારના વ્યવસ્થાતંત્ર માં દરેક સપાટીએ ચોક્કસ સત્તા આપવામાં આવતી હોવાથી તેને વિકેન્દ્રીકરણ કહેવામાં આવે છે.
ખ્યાલ (Concept) : વિકેન્દ્રીકરણ ખ્યાલ એ સત્તા અને જવાબદારી સાથે જોડાયેલો ખૂબ જ મહત્ત્વના
ખ્યાલ છે .
અર્થ (Meaning: ઉચ્ચ સપાટી એ થી નિમ્ન સપાટી તરફ ક્રમશ: રીતે સત્તા સોંપણીના વ્યવસ્થિત
પ્રયત્નને વિકેન્દ્રીકરણ કહે છે.
વ્યાખ્યા (Definition) :
હેનરી ફેયોલના જણાવ્યા મુજબ, ‘તાબેદારોને સત્તા સોંપણી કરી, કાર્ય વિભાજન કરી, નિર્ણય પ્રક્રિયામાં
સામેલ કરવા એટલે વિકેન્દ્રીકરણ.
મહત્વ (Importance)
સંચાલનની સફળતાનો આધાર મહદઅંશે સત્તા અને જવાબદારીની યોગ્ય વહેંચણી પર રહેલો છે.
કેન્દ્રીકરણ માં આપખુદશાહી, અવૈજ્ઞાનિક કે નિર્ણયો, અસહકાર, વિશિષ્ટી કરણનો અભાવ અને વધુ પડતા કાર્યભાર જેવી અનેક મર્યાદા રહેલી છે.
તેથી, સત્તા અને જવાબદારીના યોગ્ય વિભાજન માટે વિકેન્દ્રીકરણનો ખ્યાલ ખૂબ જ પ્રચલિત બન્યો છે.
(1) ત્વરિત નિર્ણયો: વિકેન્દ્રીકરણ માં જે તે કાર્ય સાથે સંકળાયેલ વ્યક્તિ ને તે કાર્ય કે પ્રવૃત્તિ અંગેના નિર્ણયો
લેવાની સ્વતંત્રતા હોય છે. તેથી જે સપાટીએ કાર્ય થવાનું હોય ત્યાં જે નિર્ણયો લઈ તેનો અમલ શરૂ થઈ જાય છે તેથી નિર્ણયો ત્વરિત અને અસરકારક રીતે લેવાય છે.
(2) ઉચ્ચ સપાટી ના કાર્યભાર માં ઘટાડો: ઉચ્ચ સપાટી એ એવી સપાટી છે કે જ્યાં મોટા ભાગના નીતિ
વિષયક નિર્ણયો લેવામાં આવતી હોય છે. વિકેન્દ્રીકરણ દ્વારા કેટલાક નિર્ણયો મધ્ય કે તળ સપાટીએ લેવાની સત્તા
આપવામાં આવે છે. જેથી, ઉચ્ચ સપાટી ના સંચાલકો ના કાર્યભાર માં ઘટાડો થઈ શકે છે.
(3) અભિપ્રેરણ માં વધારો : વિકેન્દ્રીકરણ થી કર્મચારીઓની આત્મ શ્રદ્ધા અને અભિપ્રેરણ માં વધારો થાય છે. ઉચ્ચ
સપાટી દ્વારા મ ય અને તળ સપાટીને કર્મચારી ખોને જે-તે કાર્ય અંગેનો નિર્ણયો લેવા માટેની સ્વતંત્રતા આપવામાં
આવતી હોય તો તેના લીધેલ નિર્ણયો સફળ થતાં તેના આત્મવિશ્વાસ માં વધારો થાય છે. તેઓને વિવિધ પરિસ્થિતિઓમાં કેવી રીતે નિર્ણય લઈ તેનો સામનો કરી શકાય તે માટે નો અનુભવ મળી રહે છે.
(4) સંચાલકીય પ્રતિભાનો વિકાસ : વિકેન્દ્રીકરણ માં મધ્ય અને તળ સપાટીને કર્મચારીઓ તેમની સત્તાને
અનુરૂપ નિર્ણય લેતા હોય છે અને તેના પરિણામ અંગેની જવાબદારી સ્વીકારતા હોય છે. કર્મચારીઓને વિવિધ પરિસ્થિતિમાં નિર્ણય લઇ તેની પ્રતિભા બતાવવા ની તક મળે છે. જેના દ્વારા ભાવી સંચાલકો તૈયાર થાય છે.
(5)અસરકારક અંકુશ : દરેક સપાટી ના કર્મચારીઓ પાસે પુરતી સત્તા હોવાથી પોતાની નીચે કાર્ય કરતા
કર્મચારી ની ભૂલ માટે શિક્ષાત્મક પગલાં લેવાનું કાર્ય સરળ બને છે; જેને કારણે અસરકારક અંકશ જળવાય છે.
(6) સંવાદિતા નું સર્જન : વિકેન્દ્રીકરણ દ્વારા દરેક સપાટીએ કાર્ય કરતા કર્મચારીઓને નિર્ણય પ્રક્રિયામાં સામેલ
કરી વિશેષ મહત્ત્વ આપવામાં આવે છે. આ પ્રક્રિયા દરમિયાન દરેક જૂથ બીજા
જૂથ ના સંપર્કમાં આવે છે. તેનાથી એક્મમાં સહકાર નું વાતાવરણ સર્જાય છે અને સંવાદિતાનું સર્જન થાય છે.
મર્યાદા (imitation)- જ્યાં ખૂબ જ નાના પાયા પર વ્યવસ્થાતંત્રની રચના કરવાની હોય તેમા
ધંધા નાં રહસ્યો ની જાળવણી ખૂબ જ ચુસ્ત રીતે રાખવી જરૂરી હોય તેવા સંજોગોમાં વિકેન્દ્રી કરણ અપનાવી શકાય નહિ. કેટલીક વાર સમાન નીતિના અમલ ના અભાવ અને સંકલનના અભાવને કારણે વિકેન્દ્રીકરણ સફળ થતું નથી.
સત્તા સોંપણી (Delegation of Authority)
અર્થ (Meaning) : કાયદાની દષ્ટિએ સત્તા એટલે કાયદેસર રીતે પગલાં લેવાનો અધિકાર, પરંતુ ધંધાકીય એકમમાં સંચાલન ની દૃષ્ટિએ જોઈએ તો સત્તા એટલે હુકમ આપવાનો અને તેનો અમલ થાય તે જોવાનો અધિકાર.
સામાન્ય અર્થમાં કહીએ તો સત્તા સોંપણી એટલે કાર્યની બીજાને સોંપણી કરવી અને તે કાર્ય કરવા માટે ની સત્તા આપવી.
વ્યાખ્યા (Definition) :
સત્તા સોંપણીનુ મહત્વ (Importance ) : સત્તા સોંપણી એ ઉરચ સંચાલકોને કામગીરીમાં રાહત આપે છે, જેના કારણે તેનો નીતિ-વિષયક નિર્ણયો પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરી શકે છે. જેના દ્વારા સંચાલન કાર્યક્ષમ રીતે થાય છે, તેથી કહી શકાય કે સત્તા એ સંચાલન ની ચાવી છે. જ્યારે સત્તા સોંપણીએ વ્યવસ્થાતંત્રની ચાવી છે. ‘
(1) કાર્યક્ષમ સંચાલન : સત્તા સોંપણી ના કારણે એકમની ઉરચ સપાટીએ કામ કરતા અધિકારીઓની કામગીરીમાં
ઘટાડો થાય છે. રોજિંદા કાર્ય ની સોંપણી અન્ય સપાટી પર સોંપવામાં આવતી હોવાથી ઉરચ સપાટીના સંચાલકો
મહત્વના વિષયો પર ધ્યાન આપી, હેતુઓ સિદ્ધ કરી શકે છે. જેને કારણે સંચાલનું કાર્ય અસરકારક બને છે.
(2) કર્મચારી વિકાસ : એ કામ માં કાર્ય કરતા વિવિધ કર્મચારીઓને સત્તા સોંપણી દ્વારા વિવિધ નિર્ણયો લેવા
માટેની તક મળે છે. જેને કારણે તેમના આત્મવિશ્વાસ માં વધારો થાય છે.
(3) અભિપ્રેરણ: સત્તા સોંપણી દ્વારા કર્મચારીઓની પ્રતિભા ને વિકસાવવાની તક મળે છે, જેના દ્વારા અનેક
મનોવૈજ્ઞાનિક ફાયદા પણ મળે છે. કાર્યની સફળતાથી તેના આત્મ-સન્માન માં પણ વધારો થાય છે, જેનાથી કર્મચારીને અભિપ્રેરણ મળે છે.
(4) વિશિષ્ટીકરણ નો લાભ : એકમમાં કામ કરતી બધી જ વ્યક્તિ પાસે બધા જ પ્રકારના કાર્યોની કુશળતા
કે સક્ષમતા ન હોય તે સ્વાભાવિક છે. સત્તા સોપણીના કારણે જુદી-જુદી વ્યક્તિઓને કાર્યની જવાબદારી અને સતા
અપાય છે. આ દરેક વ્યક્તિની લાયકાત, કૌશલ્ય અને શાન અલગ-અલગ હોવાથી વિશિષ્ટીકરણનો લાભ મળે છે.
(5) સંકલન : સત્તા સોંપણીને કારણે મદદનીશ અને ઉપરી અધિકારી જેવા સંબંધો સ્થપાય છે. તળ સપાટીના
કર્મચારીને પોતાના કાર્યને નિર્ણય લેવા માટેની સ્વતંત્રતા મળે છે, તેના સૂચનો અને સફળતાની નોંધ લેવાય છે. જેના કારણે સંક્લનનું કાર્ય અસરકારક રીતે થાય છે.
(6) વિસ્તરણ ની તક : સત્તા સોંપણી દ્વારા એકમનાં કેટલાક કાર્યો મદદનીશો ને સોંપી ઉચ્ચ સંચાલકો ધંધાકીય
એકમના વિસ્તરણ નો વિચાર કરી શકે છે. જેના દ્વારા એકમનો વિસ્તાર વધારી હેતુ સિદ્ધિ સરળ બનાવી શકાય છે.
સત્તા સોંપણીના મૂળ તત્વો
સત્તા સોંપણીમાં નીચે મુજબ નાં તત્વો સમાવિષ્ટ થાય છે :
(1) જવાબદારીની સોંપણી (2) સત્તાની સોંપણી
(3) ઉત્તરદાયિત્વનું સર્જન
જવાબદારીની સોંપણી :જવાબદારી એ ઉપરી અધિકારી દ્વારા જે-તે કાર્ય માટે વહેંચવામાં આવેલ ફરજ છે, કોઈ ચોક્કસ કાર્યની પૂર્ણતા માટે જે કાર્ય સોંપણીનો આવશ્યક ભાગ હોય છે તે જવાબદારી છે. જવાબદારી ને કારણે હુકમ આપનાર અને તાબેદારના સંબંધો સ્થાપિત થાય છે. કારણ કે તાબેદારે હુકમ આપનારે સોંપેલી તમામ ફરજોનું પાલન કરવાનું છે, જેમ કે તાબેદારેે હંમેશાં તેના ઉપરી અધિકારીને જવાબદાર રહેવાનું હોય છે.
જો જવાબદારીના પ્રમાણમાં સત્તા વધુ પડતી આપવામાં આવે તો તેનો દુરુપયોગ થવાની શક્યતા પણ રહે છે. તેનાથી ઊલટું જો જવાબદારી ના પ્રમાણમાં ઓછી સત્તા આપવામાં આવે તો તે કાર્ય અસરકારક રીતે થઈ શકતું નથી.
સત્તાની સોંપણી : સત્તા એ એક એવો અધિકાર છે, જેના દ્વારા અન્ય પાસેથી કામ લઈ શકાય છે. સંચાલકો તરફથી મદદનીશ ને જે કાર્ય સોંપાયાં હોય તેને સારી રીતે પાર પાડવા માટે તેને જરૂરી સત્તાની સોંપણી કરવી જોઈએ. સત્તા સોંપણી એ ઉચ્ચ સપાટીએથી તળ સપાટી ત૨ફ થાય છે. જેમાં સામાન્ય રીતે નિર્ણયો લેવાની અને હુકમો કરવાની સત્તા સોંપવામાં આવે છે સત્તા સોંપણી વિવિધ બાબતો માટે હોઈ શકે, જેમ કે માર્કેટિંગ મેનેજરને તેના વિભાગ માટે જરૂરી ખર્ચ કરવાની સત્તા, કર્મચારીઓ ની નિમણૂંકની સત્તા, શિક્ષાત્મક પગલાં લેવાની સત્તા વગેરે આપવામાં આવે છે.
ઉત્તરદાયિત્વ નું સર્જન: તાબેદાર દ્વારા થયેલ કાર્યનો ઉત્તર આપવા તરત નો ઉપરી અધિકાર જવાબદાર હોય છે, તેને ઉત્તરદાયિત્વ કહે છે. સત્તાની સોંપણી એ તાબેદારને નિઃશંકપણે તેના ઉપરી અધિકારી દ્વારા સોંપવામાં આવેલ કાર્ય માટે સત્તા અને જવાબદારી આપે છે. તેમ છતાંય જે-તે કાર્યના આખરી પરિણામ માટે તો ઉપરી અધિકારીનું જ ઉત્તરદાયિત્વ રહે છે. તાબેદારને સોંપાયેલ કામના પરિણામ બાબત ઉપરી અધિકારી પોતાનાા ઉત્તરદાયિત્વમાંથી મુક્ત થઈ શકે નહિ. ઉત્તરદાયિત્વ નીચેથી ઉપરની સપાટી પર જાય છે. ઉત્તરદાયિત્વ ની સોંપણી થઈ શકતી નથી દા.ત. હિસાબી અધિકારી દ્વારા હિસાબો લખવાના કાર્યની
જવાબદારી એકાઉન્ટન્ટને સોંપવામાં આવે છે, પરંતુ તે હિસાબો સાચા છે કે નહિ તે ચકાસવાનું અને તેમાં રહેલ ભૂલ
કે ગોટાળા અંગે ઉત્તર આપવાનું ઉત્તરદાયિત્વ હિસાબી અધિકારીનું જ રહે છે, નહિ કે હિસાબો લખનાર એકાઉન્ટન્ટનું.